DEADLINE FOR APPLICATIONS

4 October 2024-23:59-GMT+01:00 West Africa Standard Time (Ndjamena)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP’s values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter.

WHY JOIN WFP?

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

Les personnes en situation d’handicap physique et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité.

Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.

TITRE DE LA POSITION: Assistant.e à la Logistique (Gestion de fonds)

TYPE DE CONTRAT: Contrat de Service

GRADE: SC5

DUTY STATION: Abéché, Chad

DURATION: 12 months

POSITION NUMBER: 1

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire au monde luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif « Faim Zéro » qui vise à éradiquer la faim, assurer la sécurité alimentaire, améliorer la nutrition et promouvoir une agriculture durable ;

Chaque jour, le PAM s’efforce de veiller à ce qu’aucun enfant ne se couche le ventre creux et que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, aient accès à l’alimentation de qualité dont ils ont besoin.

Au Tchad, le PAM et ses partenaires fournissent une assistance alimentaire en fournissant des aliments nutritifs aux personnes qui en ont désespérément besoin en s’appuyant sur les ressources humaines du pays et en renforçant leur capacité d’accès à la nourriture. D’autres programmes complémentaires s’attaquent aux causes profondes de la faim et renforcent la résilience des communautés.

LA DESCRIPTION DU POSTE

Sous la supervision directe de l’officier Logistique et sous la supervision générale du Chef du Sous Bureau, le signataire pourra être appelé, en cas de nécessité de services à effectuer des heures supplémentaires rémunérées ou être récupérées sous forme de repos compensatoire, celles-ci doivent être autorisées d’avance par le Superviseur direct.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :

Analyser minutieusement les données entrées dans LESS, relever les divergences éventuelles et en informer le Chef hiérarchique ;

-Calculer et saisir les valeurs CIF de denrées régulièrement dans le module facturation de ITS (invoicing) ;

-Créer des bons de commandes (PO) : Purchase Order et autres services logistiques selon les termes/taux de contrat et copies de demandes d’exécution au fur et à mesure qu’elles sont émises

-En cas du nouveau fournisseur, préparer et soumettre le formulaire de demande de création du fournisseur (Vendor) dans WINGS ;

-Créer les réceptions de biens et services logistiques dans WINGS (Service Entry Sheets/Goods Receipt Notes-SES/GRN) aussitôt que ceux-ci sont livrés et réceptions dûment documentées ;

-Soumettre et suivre de bons de commande de réception services (PO, SES) dans WINGS (release, O officer et CD) ;

-Vérifier les factures contre les documents de supports dont le contrat ; toutes irrégularités à signaler au superviseur et aux sections concernées.

-Réceptionner et enregistrer les factures dans la base des données avant de le faire suivre à l’Administrateur Logistique ;

-Analyser les factures de transport, notifier la section concernée sur les erreurs ou manque d’information ;

– classer les factures payées en ligne, répondre aux requêtes des transporteurs et prestateurs de services logistiques sur la situation de leur factures supports aux paiements et réconciliation des avances ;

-Préparer des demandes de paiements (Payement Sheet) accompagnant la soumission des factures aux finances ;

-Produire hebdomadairement les rapports sur la situation des factures en instance de traitement.

-Partager l’expérience requise avec les autres collègues, et entretenir un esprit d’équipe dans l’Unité.

-Faire toute autre tâche pour le bon déroulement des activités de la Section Funds Management et pour l’atteinte des objectifs escomptés du PAM.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES:

Formation:

• Avoir achevé le cycle des études secondaires.
• Avoir un diplôme post-secondaire au minimum de niveau licence en Finances, en gestion et tout autre discipline connexe.

Experiences souhaitées:

• Avoir acquis une expérience professionnelle de 5ans, d’au moins 3 ans en finances ou en Gestion et logistiques
• Avoir démontré un niveau élevé de maîtrise des normes de fonctionnement administratif dans le travail quotidien.
• Avoir acquis une expérience dans la gestion de clients externes et/ou de partenariats.
• Avoir une expérience dans la gestion des voyages est un atout.

Connaissances informatiques

• Informatique (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, share drive…).

Connaissances linguistiques:

• Avoir une maitrise parfaite de la langue française et être capable de travailler (écrit /oral) en anglais.

NOS VALEURS AU PAM

• Intégrité
• Collaboration
• Engagement
• Humanité
• Inclusion

Veuillez noter que les seuls documents que vous devez soumettre en ce moment sont votre CV et votre lettre de motivation. Des documents supplémentaires tels que des passeports, des lettres de recommandation, des certificats universitaires, etc. peuvent potentiellement être demandés à l’avenir.

Pour les candidats qui éprouvent des difficultés à accéder à la plateforme de recrutement électronique du PAM et qui nécessite un soutien pour postuler, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail suivante : chad.hrrecruitment@wfp.org en indiquant le numéro de l’avis de vacance en objet.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

Click here to access WFP Leadership Framework

REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
• Please make sure you upload your professional CV in the English language
• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.