DEADLINE FOR APPLICATIONS

9 October 2024-23:59-GMT+01:00 West Africa Standard Time (Kinshasa)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP’s values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter.

WHY JOIN WFP?

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

Les personnes en situation d’handicap et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité.

Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.

TITRE DU POSTE: Business Support Assistant (Admin/ TEC) SC5

TYPE DE CONTRAT: Contrat de service

GRADE: SC5

LIEU D’AFFECTATION (Ville, Pays): Uvira, République Démocratique du Congo

DUREE: 12 mois

NOMBRE DE POSTE : 1

Sous la supervision directe du chef de sous-Bureau, l’Assistant à l’Administration et aux opérations informatiques doit assumer les responsabilités suivantes :

En termes de gestion de l’infrastructure de Télécommunication (TELECOM) :

1. Aider au déploiement/diffusion des matériels standard, tels que les radio HF/VHF ;

2. Fournir une infrastructure et des services de télécommunication inter-institutions de base qui sont essentiels pour des opérations efficaces et efficientes ; 3. Installer, exploiter et entretenir des systèmes et des équipements de télécommunication pour optimiser les services et conformément aux procédures d’exploitation normalisées applicables ;

4. Effectuer les tâches de maintenance du système et de l’équipement, telles que la sauvegarde des configurations, les données système et la protection du système pour s’assurer qu’ils fonctionnent efficacement et permettant une utilisation facile et efficace.

5. Organiser les formations pour les utilisateurs finaux sur le HF/VHF, les téléphones satellites, et GPS et autres systèmes informatiques et Telecom qui sont très critiques dans les opérations humanitaires.

En termes de gestion des opérations de technologies (TEC) :

6. Participer au déploiement des nouvelles solutions technologiques pour les serveurs, les réseaux en mettant à jour l’inventaire des systèmes réseaux et les licences. Effectuer sur les nouveaux équipements les installations et configurations nécessaires en s’assurant de leur fonctionnement effectif, suivre les mises à jour de systèmes d’exploitation, assister les utilisateurs et contribuer à leur formation sur les outils des technologies de l’information et communication ;

7. Gérer l’exploitation et la maintenance des systèmes de réseau local (LAN), de réseau étendu (WAN) et des télécommunications ;

8. Assurer l’installation et la mise à niveau en terme voulu du système d’information LAN/WAN, (par exemple Routeurs, Modems, commutateurs, concentrateurs, point d’accès sans fil, etc.) ;

9. Recevoir, tester et installer des systèmes d’exploitation, applications commerciales et logiciels antivirus, assurer la conformité avec les licences et les mises à niveau (c’est-à-dire serveurs Windows, MS office, antivirus),

10. Vérifier les failles de sécurité des matériels VSAT, des logiciel internes du PAM, des raccordements « LAN » et de extensions téléphoniques en prenant en charge les problèmes techniques des utilisateurs via GOMA.ITSERVICEDESK, 11. Tenir régulièrement et à jour, les différentes fiches TEC (« Loan », « report of loss and damage », staff directory, « ICT Report », « EHO », « CMR », « New User ») effectuer le classement de tous les documents ICT ainsi que l’inventaire périodique des équipements,

12. Faire le suivi et la mise en œuvre et des échéanciers des contrats entre le PAM et les Partenaires (Partenaires ICT et abonnement de fourniture de courant électrique « SNEL »)

En termes de responsabilités administratives du bureau :

13. Faire le suivi des opérations relatives aux contrats des baux et contrats des divers fournisseurs et prestataires des services (fourniture d’eau et énergie, maintenance et réparations, « fuel », hôtels, salles de réunion/conférences, transports des personnes, etc.)

14. Gérer le parc automobile, l’affectation des véhicules ainsi que les voyages au niveau du bureau : suivi et rapportage sur l’entretien et réparation des véhicules, générateurs et autres propriétés du sous-bureau ; suivi des pièces de rechange, contrôle des log book et de consommation de carburant, contact et suivi des réservations d’hôtels et salles des réunions, etc.

15. Faire les inventaires périodiques des propriétés du PAM en liaison avec le « PF GEMS au bureau de pays » : mise à jour des inventaires des équipements administratifs, proposer le cas échéant les équipements à désaffecter au Comité Local de Gestion des Equipements (LPSB) et faire le suivi de la mise à jour des recommandations du comité (LPSB) sur les équipements,

16. Faire le suivi avec le Bureau de Pays pour la création et le changement/ amendement des vendors dans le système et s’assurer que toute la documentation exigée accompagne chaque demande,

17. Faire le suivi des PRs créés dans le système Wings et s’assurer qu’un bon de réception (SES/GRN) est créé dans le délai recommandé pour tous les services et biens reçus par la section Administration,

18. Assurer la vérification et le traitement de tous les factures relatives aux biens livres et services rendus par les fournisseurs et partenaires externes aux sections Administration et TEC du sous bureau, en vue de leur paiement a travers la plateforme Invoice Tracking System (ITS),

19. Soumettre à chaque fin du mois un Checklist/un rapport des activités administratives qui ont été réalisées au courant du mois et le partager avec le responsable de la section Administrative au bureau de pays avant le 10 du mois suivant.

Formation:

Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel ( Administration/ IT) considéré est souhaitable.

Expérience souhaitée :

• A démontré sa compréhension de la réglementation, des politiques, des procédures, des processus, des normes et des systèmes des services de gestion du PAM.

• Avoir de l’expérience dans la collecte de données et la préparation d’analyses de base concernant le portefeuille des services de gestion, tels que la gestion des actifs, des installations, de la flotte, des voyages ou d’autres domaines similaires.

• A soutenu le personnel en lui fournissant des conseils et des orientations.

• A l’expérience du travail avec des équipes dans différents domaines fonctionnels.

Connaissances linguistiques:

Maîtrise du Français (parlé et écrit), la connaissance de l’Anglais serait un atout

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
• Please make sure you upload your professional CV in the English language
• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.