Objetivo del puesto:

El/La especialista de Subvenciones Regional Zona Centro Oriente será responsable de desempeñar las actividades y procesos administrativos requeridos para implementar el programa de subvenciones del Proyecto Progresa con Educación. Estas actividades pueden incluir desde el proceso de competencia, evaluación, aprobación, implementación, monitoreo y cierre técnico, financiero y administrativo de las adjudicaciones, así como costo compartido. Además, trabajará bajo la supervisión de la Gerente de Subvenciones para implementar los procesos administrativos en cumplimiento con las reglas y regulaciones de contratos de RTI y USAID.

Responsibilities

• Dar seguimiento oportuno a las organizaciones con los procesos de subvenciones para que estén conforme a las directrices, regulaciones y políticas de USAID y RTI y así asegurar el éxito del programa.
• Ser responsable de la revisión mensual de los informes financieros y documentación concerniente a todos los tipos de subvenciones suscritos en el marco del proyecto.
• Asegurar el cumplimiento de las normativas contables, fiscales y de las adquisiciones.
• Responsable de la revisión mensual de la documentación soporte de los costos compartidos otorgados a RTI y a los Subvencionados.
• Verificar contratos o acuerdos de subvención conforme a documentos financieros y programáticos presentados por los subvencionados, para asegurar que estos cumplen con lo firmado.
• Presentar a la gerencia de subvenciones reportes semanales del manejo de cada subvencionado. (Debe presentar reportes financieros y analíticos, contables y de controles internos de todas las subvenciones.)
• Revisar y supervisar la preparación de los informes programáticos y financieros mensuales, trimestrales y anuales de las subvenciones para subirlos a sistema de monitoreo de subvenciones y verificación en campo.
• Revisar y supervisar la preparación de planes de trabajo, historias de éxito para su publicación externa.
• Supervisar en campo todos los procesos de subvenciones, asegurando el cumplimiento de las políticas y regulaciones con los objetivos y el diseño del programa.
• Capacitar a los subvencionados para la mejorara de sus habilidades en el manejo y ejecución de Subvenciones.
• Proporcionar apoyo al personal de gestión en la planificación plurianual y anual en el cumplimiento de los planes de programa de trabajo aprobado.
• Asegurar el ingreso de los reportes financieros y técnicos al sistema de monitoreo de subvenciones.
• Archivar documentos físicos y digitales que constituyen el respaldo de los registros contables de las subvenciones y mantenerlos actualizados y completos
• Responsable de elaborar las solicitudes de modificación de las subvencionados, aprobadas por la COP.
• Programar y realizar auditorías preventivas a los subvencionados.
• Preparar documentación y colaborar activamente en Auditorías internas y externas.
• Apoyar a los equipos técnicos y de monitoreo y evaluación en la realización de evaluaciones de la capacidad de las organizaciones subvencionadas; la identificación y contratación de proveedores de servicios cuando sea necesario para proporcionar desarrollo de la capacidad a las subvencionadas; y el monitoreo de los cambios en la capacidad de las subvencionadas a lo largo del tiempo.
• Realizar otras funciones según sea necesario

Qualifications

• Licenciatura en áreas de las ciencias administrativas y/o contables, indispensable y 3 años de experiencia relevante, ó maestría y 1 año de experiencia relevante, o combinación equivalente de educación y experiencia relevante.
• Conocimiento demostrado de 3 años de experiencia en revisiones administrativas, técnicas y financieras de las Subvenciones.
• Experiencia y habilidad en revision de presupuestos y/o documentos financieros de organizaciones locales de Sociedad Civil.
• Capacidad para planificar, organizar y priorizar solicitudes.
• Capacidad para trabajar con enfoque al detalle, entrega de resultados y con un mínimo supervisión .
• Manejo de un nivel intermedio del idioma inglés, comprensión de documentos y escritura.
• Habilidad para utilizar programas ofimáticos (Microsoft Word, Excel y PowerPoint)
• De preferencia tener experiencia previa trabajando con proyectos financiados por USAID, ONG internacionales, o donantes.
• Contar con experiencia de trabajo directo con organizaciones locales de Sociedad Civil subvencionadas de proyectos financiados por USAID, ONG internacionales, o donantes.

Habilidades y Destrezas

• Habilidad para comunicarse con grupos diversos y multiculturales tanto en forma escrita como oral.
• Habilidad para entender e interpretar políticas y procedimientos, así como la habilidad para ponerlos en práctica de manera consistente.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y realizar actividades con poca supervisión.
• Habilidad para seguir procesos y controles requeridos por el puesto.
• Excelentes habilidades interpersonales.
• Capacidad para trabajar en circunstancias difíciles y capacidad para formar relaciones productivas con sus contraparte e instituciones de capacitación