Gerente de Convenios y Contratos, República Dominicana

Descripción del Puesto

Acerca de PADF

La Fundación Panamericana para el Desarrollo (PADF por sus siglas en inglés) cree en la creación de un hemisferio de oportunidades para todas las personas. Trabajamos en América Latina y el Caribe para fortalecer nuestra región: más saludable, pacífica, justa, inclusiva, resiliente y sostenible para las generaciones actuales y futuras. Durante más de 60 años, hemos servido a las comunidades más vulnerables, invirtiendo recursos en todo el hemisferio. Nos asociamos y capacitamos a la sociedad civil, los gobiernos y el sector privado para el bien común de la región. 

Descripción General de la Posición

PADF busca incorporar a su equipo un Gerente de Subvenciones y Contratos para un programa de 5 años financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) con enfoque y acción en el Caribe. El objetivo del programa es reducir las amenazas a la biodiversidad costera y marina en áreas prioritarias del Caribe, así como mejorar la resiliencia climática y el bienestar de las comunidades locales, incluyendo mujeres, jóvenes y otros grupos marginados.  Al mismo tiempo, el programa apoyará los objetivos de sostenibilidad de los actores turísticos a gran escala. El/la Gerente de Subvenciones y Contratos se asegurará de que todos los acuerdos de subvenciones, contratos y otros instrumentos generados entre PADF y socios locales cumplan plenamente con las regulaciones de USAID y las políticas internas de PADF.

El/la Gerente de Convenios y Contratos será la persona responsable de acompañar en todo el proceso de adjudicación de convenios y contratos, así como su ejecución y cierre según corresponda. Esta posición tendrá sede en la República Dominicana y proporcionará asistencia apoyando a los equipos y socios locales según corresponda en cada uno de los países de implementación del Programa incluyendo Antigua y Barbuda, Barbados, Dominica, Granada, Guyana, Haití, Jamaica, Saint Kitts y Nevis, Santa Lucía, San Vicente y las Granadinas, Surinam y Trinidad y Tobago.

La posición reporta al Gerente senior de Finanzas y Operaciones en el país y al Gerente Senior de Subvenciones y Contratos en la Oficina Central en Washington DC.

Funciones y Responsabilidades Esenciales

El/la Gerente de Convenios y Contratos actuará como responsable en las distintas actividades que se desarrollan para la asignación de convenios y contratos, con enfoque de atención y servicio al cliente tanto interno como externo en PADF.

Entre sus principales actividades están:

• Revisar las propuestas técnicas y financieras de organizaciones aplicantes al fondo de subvenciones, incluyendo la negociación de sus presupuestos, condiciones y el alcance programático.
• Coordinar y consolidar las proyecciones de gastos mensuales, trimestrales y anuales y preparar la estimación de fondos de subvenciones para el proyecto.
• Asegurar la cooperación y trabajo en equipo con el personal administrativo-financiero, técnico y de monitoreo y evaluación durante la implementación de actividades de subvenciones.
• Asesorar a la gerencia del programa en el tipo de acuerdo idóneo a utilizar para los acuerdos de subvención y contratos.
• Mantener la documentación completa y actualizada de las subvenciones, incluidos los acuerdos, las enmiendas y los informes financieros, garantizando la accesibilidad y la transparencia.
• Efectuar visitas a las oficinas de país y/o socios para el seguimiento de la implementación de las subvenciones.
• Proporcionar asistencia técnica y capacitación según se requiera para fortalecer capacidades de los socios locales y del personal local de PADF en los países donde opera el programa para asegurar cumplimiento de las normativas del Donante y de los procedimientos internos de PADF.
• Manejar activamente la resolución de conflictos que puedan surgir durante en la ejecución de subvenciones.
• Supervisar y gerenciar todo el ciclo de vida de la gestión de subvenciones, asegurando el cumplimiento del Manual de Subvenciones de PADF y el cumplimiento de las regulaciones y políticas de USAID y del gobierno de los Estados Unidos.
• Colaborar y Coordinar con los equipos de Programas, y oficinas de operaciones de la Oficina Central en Washington DC para facilitar los desembolsos oportunos de subvenciones y las transacciones financieras.
• Implementar procedimientos exhaustivos de cierre de subvenciones, asegurando que se cumplan todos los requisitos financieros y programáticos, incluyendo los planes de disposición, según corresponda.
• Establecer y mantener información precisa dentro del sistema interno de PADF en SharePoint para cada acuerdo.
• Realizar viajes dentro del país y ocasionalmente a la Oficina Central en Washington DC.

Competencias

• Análisis/Resolución de problemas – Es capaz de identificar y separar los componentes claves de los problemas y las situaciones. Es capaz de analizar e interpretar información procedente de diversas fuentes para detectar patrones y tendencias en la información y deducir causas y efectos a partir de ella. Puede generar una serie de soluciones creativas, evaluarlas y ayudar a elegir las opciones más adecuadas.
• Planificación y Organización – Es capaz de conseguir resultados de calidad en el momento oportuno y de forma rentable. Ve las prioridades, planifica el uso eficiente de los recursos y supervisa el progreso de los resultados con respecto a los objetivos. Anticipa las etapas cruciales de los proyectos. Formula medios alternativos para alcanzar los objetivos. Responde eficazmente a los imprevistos.
• Orientación a Resultados – Es capaz de influir en las opiniones y el comportamiento de los demás mediante la persuasión y el estímulo para lograr los objetivos propuestos. Gestiona con tacto y eficacia los conflictos y otras cuestiones delicadas. Es capaz de anticiparse a las amenazas del entorno para cambiar estrategias y conseguir la consecución de los objetivos.
• Comunicación – Establece tácticas y recursos para generar confianza mientras hace un proceso de negociación. Utiliza el lenguaje, el estilo y los métodos adecuados en función de la audiencia y del objetivo de la comunicación. Es capaz de transmitir información compleja con claridad. Se anticipa a la información que necesitarán los demás.

Características Personales

• Demuestra buen juicio y criterio; flexibilidad y adaptabilidad.
• Posee la capacidad para contribuir de manera creativa, flexible y proactiva a la construcción de un espíritu de colaboración con colegas internos y partes interesadas externas.

• Se enfoca en el cumplimiento de plazos de actividades y entregables de calidad; Capacidad para cumplir con los plazos establecidos, alcanzar los objetivos y proporcionar los insumos necesarios para la presentación de entregables de calidad.
• Posee la capacidad para trabajar con auditores o evaluadores externos.

 Calificaciones Requeridas

• Licenciatura en relaciones internacionales, administración de empresas o carreras afines relevantes.
• Mínimo cinco (5) años de experiencia laboral en posiciones similares.
• Demostrado conocimiento y manejo de regulaciones de USAID y 2CFR200.

• Experiencia demostrada en el uso de herramientas y software de gestión.

• Experiencia en el manejo de las distintas modalidades para la adjudicación de fondos por parte de USAID.
• Experiencia de trabajo con Organizaciones No Gubernamentales (ONGs) locales en la Republica Dominicana y el Caribe.
• Se requiere fluidez en inglés a nivel profesional.

Más sobre PADF  

PADF es una organización independiente sin fines de lucro establecida por la Organización de los Estados Americanos (OEA) en 1962. www.padf.org

Los valores centrales de PADF (por sus siglas en inglés) son “H-E-A-R-T” = Honestidad, Excelencia, Responsabilidad, Respeto y Trabajo en Equipo.

PADF es fuerte porque somos diversos. PADF es fuerte porque somos diversos. Buscamos activamente un grupo diverso de candidatos y alentamos a personas de todos los orígenes a postularse. PADF no discrimina por capacidad, edad, identidad y expresión de género, origen nacional, raza y etnia, creencias religiosas, orientación sexual o antecedentes penales. Damos la bienvenida a todo tipo de diversidad. Nuestros empleados incluyen personas con o sin hijos o hijas, autodidactas y con educación universitaria, así como pertenecientes a una amplia gama de culturas, idiomas, antecedentes socioeconómicos y perspectivas del mundo.

PADF está comprometido a proteger a los empleados y a aquellos a quienes servimos, abordando comportamientos inapropiados, discriminación y acoso. Adoptamos un enfoque interseccional, promovemos la igualdad de género y seguimos nuestro Código Global de Conducta que enfatiza nuestros valores H.E.A.R.T. El código cubre varios aspectos, incluyendo la lucha contra la trata de personas, PSEAH (Protección contra la Explotación Sexual, Abuso y Acoso), denuncias de irregularidades y seguridad en línea.

PADF es un Empleador que Ofrece Igualdad de Oportunidades