Nombre del puesto CRS: Asistente de Programa

Departamento: Proyecto APV

Reporta a: Especialista I de APV

Banda: 4

Supervisa a: N/A

País/Ubicación: Quetzaltenango, Guatemala

1. Introducción

Por más de 50 años CRS -Catholic Relief Services, ha trabajado junto a socios locales apoyando programas de seguridad alimentaria, nutrición, salud, agricultura, educación, reducción del riesgo de desastres y respuesta a emergencias, con un enfoque en los más pobres y vulnerables de Guatemala.

Para hacer frente a los desafíos que Guatemala enfrenta CRS se esfuerza por promover comunidades, familias e individuos saludables, preparados y resilientes que puedan ejercer su liderazgo, generar medios de vida y vivir en entornos justos y pacíficos con el apoyo de organizaciones locales eficaces.

La Estrategia de País de CRS para Guatemala prioriza seis pilares u objetivos: 1) Supervivencia y prosperidad frente a los desastres; 2) Gestión del riesgo de desastres; 3) Medios de vida dignos y resilientes y paisajes prósperos; 4) Alimentación saludable; 5) Salud y desarrollo de la niñez y 6) Acceso a agua potable.

En todos nuestros programas profundizamos la integración de cinco áreas transversales: 1) Cohesión social e inclusión; 2) Género y programas seguros y dignos; 3) Juventud; 4) Liderazgo local y fortalecimiento de capacidades de nuestros socios y 5) Influencia y escala.

El desarrollo humano integral que inspira e impulsa CRS se basa en una concepción holística, multidimensional y en los Principios Rectores de CRS arraigados en la doctrina social católica, que coloca la dignidad de la persona humana en el centro e imagina un mundo en el que incluso las personas más vulnerables, pobres y marginadas tienen la oportunidad de prosperar en sociedades justas y pacíficas.

1. Acerca del Proyecto Aprendizaje Para La Vida Fase III (APV):

El proyecto Aprendizaje para la Vida (APV) es financiado por el Departamento de Agricultura de Los Estados Unidos (USDA, por sus siglas en inglés) y ejecutado en el departamento de Totonicapán por CRS-USCCB Guatemala y sus cuatro socios: Proyecto de Desarrollo Santiago (PRODESSA), Pastoral Social Cáritas Arquidiócesis de los Altos, Global Communities y Plaza Sésamo. Los enfoques principales del proyecto son la alimentación escolar, las prácticas de salud e higiene en la escuela y la educación en lectoescritura inicial y comprensión lectora en k’iche’ y español.

El proyecto se ha implementado en tres fases, la primera de 2014 a 2016, la segunda de 2017 a 2021, y la tercera, en ejecución actual, de 2021 a 2025.  El proyecto ha ampliado su área geográfica de cobertura y la cantidad de escuelas y participantes en cada cambio de fase. Actualmente, tiene intervención en seis de los ocho municipios del departamento de Totonicapán: Momostenango, San Andrés Xecul, San Bartolo Aguas Calientes, Santa Lucía La Reforma, Santa María Chiquimula y Totonicapán. La participación anual en el proyecto actualmente es de alrededor de 92,500 personas, incluyendo a 62,600 estudiantes de preprimaria y primaria de 415 escuelas del sector oficial; 2,660 docentes y directores; 24,160 madres y padres voluntarios preparando alimentación escolar y construyendo infraestructura escolar; 1,300 mujeres embarazadas o lactantes; 1,000 bebés de seis a 23 meses de edad; 580 promotores de alimentación escolar voluntarios y 200 productores locales.

1. Resumen del Puesto

Brindará servicio en la entrega diaria de actividades administrativas y operativas, de manera atenta, efectiva y eficiente en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Brindará un servicio consistente y de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos para ayudar a asegurar programación de alta calidad.

1. Responsabilidades del Puesto:

• Actualización de papelería del proyecto incluyendo gestión semestral del RENAS del personal del proyecto y otros.
• Realiza los procedimientos involucrados en el manejo de la documentación de APV desde elaboración de cartas, memos, fotocopiado hasta el archivo electrónico y físico de las mismas.
• Está a cargo de la logística en la organización de reuniones, capacitaciones y actividades realizadas por APV de acuerdo con las diferentes solicitudes del personal técnico. Esto incluye logística digital usando la plataforma Microsoft Teams, u otras plataformas priorizadas por el programa de país/proyecto.
• Coordina el manejo de correspondencia hacia oficina de CRS-Guatemala, socios e instituciones afines.
• Elabora y mantiene actualizado un archivo con la información relevante, documentación de respaldo de la adquisición de bienes/servicios, administrativos y otros.
• Apoya en las actividades correspondientes a los procesos de compras: requisiciones, cotizaciones, autorizaciones, seguimiento a cuadros comparativos, recepción de materiales y pago de los proveedores, adhiriéndose a la plataforma y procesos establecidos de Insight (realizar las recepciones de las compras en los horarios y días establecidos).
• Socialización del avance de las compras del proyecto con personal de APV.
• Apoyar a la gerencia en preparar, organizar, editar y revisar los Flashpoints del proyecto y envío a MARCOM.
• Apoya en la actualización de los perfiles de los socios locales y del proyecto en el Sistema de Manejo de Adjudicaciones SAM (System for Award Management).
• Apoya a la gerencia del programa en los procesos de comunicación con las organizaciones socias ejecutoras y otras organizaciones cuando se requiera.
• Actualizar la base de datos con información de contactos de las personas en las organizaciones que tienen relación con las actividades del programa.
• Apoyar a MARCOM en la revisión de los materiales del proyecto para publicación a través de impresión o reimpresión que estén financiados por USDA, respecto al uso adecuado de los logos, ortografía, colores, tamaños, ubicación, información de branding y marketing de acuerdo a los lineamientos que sean publicados y establecidos por el donante, así como las directrices para eventos públicos.
• Apoya la logística en reservaciones de vehículos, hospedaje, montaje de salones, toma de fotografías, alimentación y otros eventos y actividades necesarias para el personal de APV, además de visitantes.
• Recopilación mensual de informes de viaje del personal a áreas de cobertura del proyecto APV y archivo en carpeta compartida con el equipo MEAL para documentación de actividades.
• Mantener actualizado el inventario de los materiales utilizados para los proyectos.
• Prepara documentos transaccionales en apoyo de procesos operativos generales y apoya la coordinación del procesamiento de transacciones. Ayuda a mejorar la calidad de redacciones del equipo para historias de éxito, briefs, y otros documentos del proyecto.
• Traducir documentos y facilitar traducciones para visitas importantes y eventos con participantes internacionales.
• Recopilación de fotografías del proyecto y actualización de archivo en Flickr y Microsoft Teams. Gestión de la cuenta de Flickr y apoyo a la socialización de los archivos cuando se requiera.
• Apoyo en capacitación al personal del proyecto en temas de uso de Insight cuando se requiera, tales como liquidación y solicitud de anticipos, liquidación de viáticos, ingreso de hojas de tiempo, uso de los POETS del proyecto.
• Actualización diaria del archivo digital compartido de control de requisiciones/recepciones de bienes/servicios del proyecto. Revisión de órdenes de compra abiertas pendientes de liquidación para cerrar compromisos existentes.
• Apoyo en la gestión administrativa de donaciones de bienes del proyecto.
• Seguimiento con equipo técnico para la entrega notas de recepción de bienes para descargo del inventario.
• Apoyo en la actualización de inventario de insumos fungibles en la bodega de APV e identificación de necesidades de compra de insumos de oficina.
• Apoyar en la solicitud de modificación de órdenes de compra asignada en Insight a socios implementadores y proceso administrativos cuando se requiera.
• Dar seguimiento y reportar sobre cualquier desafío y/o vacío identificado para informar ajustes a planes de implementación y presupuesto.
• Cumplimiento con políticas y procedimientos, administrativos, contables y de recursos humanos de CRS.
• Cumplimiento con los principios de la Enseñanza Social de la Iglesia, comportamientos basados en los valores de CRS, Principios de Calidad de Gerencia y de Calidad de Programa.

Tomar en cuenta que esta no es una descripción exhaustiva del perfil del puesto; otros apoyos podrán serán requeridos de acuerdo a las necesidades del proyecto

Relaciones Laborales Claves: 

1. Internas: Especialista en gestión de proyectos y operaciones, gerentes y coordinadores de programas. Personal del proyecto APV, gerentes y coordinadores de administración, compras y finanzas.
2. Externas: Directores y coordinadores de proyectos de las organizaciones socios locales.

Requisitos del Puesto

Educación y Experiencia:

• De preferencia, graduado con licenciatura en administración, auditoría o carrera afín.
• Título a nivel medio en secretariado bilingüe o perito contador.
• 2 años de experiencia laboral en un ambiente de oficina desempeñando tareas administrativas y programáticas. Experiencia con una ONG local o internacional.
• Experiencia trabajando para proyectos de desarrollo.
• Dominio de principales paquetes de cómputo (Microsoft Office, Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Experiencia en preparación de documentos a diversas audiencias.

Habilidades Personales:

• Capacidad para manejar recursos, procesos, personas y coordinación con instituciones socios.
• Excelentes habilidades de relaciones interpersonales, de comunicación, inteligencia emocional y servicio al cliente.
• Alta flexibilidad, dedicación, creatividad y orientación de servicio.
• Habilidad establecer planes de trabajo y habilidad de organización, priorización y manejo de detalles.
• Habilidad numérica y financiera.
• Altas habilidades de comunicación oral y escrita.
• Proactivo, ingenioso y orientado soluciones y a resultados.
• Atención al detalle, exactitud y puntualidad en la ejecución de responsabilidades asignadas.

Competencias REDI Institucionales (para todo el Personal de CRS):

Estas están arraigadas en la visión, valores y principios guía de CRS y las usa cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr el resultado deseado:

• Actúa con Integridad
• Construye y mantiene la confianza
• Colabora con otros
• Abierto al aprendizaje
• Lidera el cambio
• Desarrolla y reconoce a otros
• Mentalidad estratégica
• Responsabilidad personal

Idioma extranjero deseado:

Nivel intermedio en el idioma inglés (deseable).

Disponibilidad para viajar:

20% del tiempo para viajes a campo

Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad,

esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición.

Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de

Niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve la igualdad

de oportunidades laborales.