The purpose of the Grants Coordinator position is to support the Grants Manager in ensuring effective grants management, including internal and donor compliance requirements, timely and quality reporting as well as supporting proposal development under NRC’s Project Cycle Management (PCM).

Donor Reporting and Monitoring

1.   Coordinate the development and review of donor reports with relevant programmes and support colleagues, ensuring consistency between narrative and financial reports and that they meet quality standards

2.   Highlight critical financial issues such as under/overspends to Managers and Budget Holders, and follow up in writing when discussed verbally

3.   Monitor grant payment schedules and income requests for respective portfolio, working closely with finance to ensure this done in a timely manner

4.   Support the Grants Manager in providing technical support to Budget Holders on budget and proposal revision (if required)

5.   In collaboration with the Advocacy and Communication team, support the Grants Manager in the development of country factsheets and other relevant information pieces for donor visits/meetings

Donor Compliance

1.   Be familiar with all NRC organizational and donor portfolio compliance requirements and ensure high quality management of grants through meeting of KPIs and deadlines

2.   Support and advise programme colleagues with queries related to donor compliance on grants within portfolio

3.   Work with other departments (i.e., programmes, finance, M&E, logistics) to ensure all documentation required is ready and available for audits (e.g., vouchers, distribution lists)

4.   Support openings and close out of grants, including grant opening meetings and close-out meetings

5.   Assist in training and capacity building of field staff on NRC grants management, donor compliance and

PCM as required

General Administration

1.   Ensure all documentation required to be kept by donors is available by maintaining high standard of information management/filing systems (both soft and hard copies)

2.   Coordinate with the Grants Manager to ensure correct maintenance of an up-to-date grants’ tracker and

Cycles – NRC’s grant management platform

3.   Assist the Grants Manager as necessary, including representation and attendance at meetings as required, minute taking and coordination with teams to follow up action points identified

4.   Grants will be assigned as per line manager requirements and may vary over time

Context related skills, knowledge and experience:

• Knowledge of the context in Sudan
•  Knowledge of humanitarian donors
• Ability to work under pressure, independently and with limited supervision
• Good cultural awareness and sensitivity
• Knowledge of the NGO operations and the dynamics of the humanitarian sector
• Ability to hold self-accountable for managing resources efficiently and hold the others, including partners accountable to deliver on their responsibilities
• Excellent written and oral communication skills in English and Arabic

Behavioral Competencies

These are personal qualities that influence how successful people are in their job. NRC’s Competency Framework states 12 behavioural competencies and the following are essential for this position:

•  Planning and delivering results
• Working with People
• Communicating with impact and respect
• Analysing