TÉRMINOS DE REFERENCIA

VACANTE: OFICIAL DE SOPORTE

INTRODUCCIÓN

El Consejo Danés para Refugiados (DRC) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia con un enfoque basado en derechos para las personas refugiadas, solicitantes de asilo, desplazadas internas, retornadas y otras personas en movilidad, además de poblaciones locales vulnerables/comunidades de acogida.

CONTEXTO

Desde 2020, DRC ha implementado actividades en México, para progresivamente contribuir a la respuesta humanitaria a la crisis migratoria en las dos fronteras del país y para abordar a las personas afectadas por el desplazamiento interno. En julio de 2023, DRC abrió una oficina en Reynosa, Tamaulipas para responder a la crisis que enfrentan los flujos migratorios mixtos en la frontera norte del país y para atender las necesidades inmediatas y prevenir los riesgos de protección para las personas más vulnerables.

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

Bajo la supervisión directa del Base Manager, el Oficial de soporte. Será responsable de dar apoyo Administrativo, Financiero y logístico en la base de Tamaulipas con la finalidad de lograr el buen funcionamiento de la oficina.

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

Cadena de Suministros:

• Proporcionar apoyo en la gestión de solicitudes de compra (PR) y requisición de servicios profesionales relevantes para los programas de DRC en la oficina de Terreno.

• Preparar toda la documentación relevante para DRC y garantizar un apoyo adecuado, incluyendo una correcta documentación de acuerdo con los procesos establecidos de adquisiciones, selección de proveedores, elaboración de contratos y toda la documentación relacionada para la correcta implementación de las compras y/o servicios solicitados.

• Recopilar cotizaciones de proveedores, hacer análisis de ofertas y dar seguimiento de las compras / contratos con proveedores según lo indique las necesidades de la operación de Tamaulipas.

• Realizar un seguimiento del estado de Solicitud de Compra y mantiene al(los) solicitante(s) al tanto del tiempo estimado de entrega o cualquier cambio que pueda afectar o modificar las condiciones de entrega predeterminadas.

• Gestiona el inventario de suministros de oficina y consumibles, así mismo planifica compras trimestrales, semestrales y/o anuales para los insumos de oficina.

• Mantener y actualizar un sistema de archivo digital de documentos que respalden las adquisiciones.

• Producción de informes mensuales de adquisiciones (Informe de valor de PR, Rastreador de compras), activos y IT solicitados por la oficina de coordinación del país.

• Prepare y presentar el listado de pagos que se requieren tramitar con el departamento de finanzas Cualquier otra tarea que le asigne el Gerente de Línea / Técnico.

Inventarios:

• Llevar a cabo un inventario (semestral) de todos los artículos del almacén.

• Asegurarse de que todos los artículos en el almacén estén correctamente almacenados, apilados y contabilizados con precisión en todo momento.

Gestión de vehículos:

• Requisita los reportes de utilización del vehículo según los estándares establecidos por DRC

• Apoyar en la planificación de rutas de desplazamiento, considerando distancias, tiempos, condiciones de las vialidades, entre otras.

• Reportar cualquier incidente o situación fuera de normativa presentando en el uso del vehículo.

Finanzas:

• Dar un seguimiento de los procesos de pago, realizando una planificación de los pagos mensuales, trimestrales y/o semestrales de la base preparar la documentación de pago y enviar a la oficina de coordinación en CDMX.

• Dar soporte mensual al oficial de finanzas para llevar el control de anticipos logísticos y programáticos de la base

• Dar soporte al equipo de programas para cerrar los reportes de viaje y gastos reembolsables.

• Apoyar a los oficiales con la solicitud de información financiera y logística para las auditorias de donantes/ HQ.

• Da seguimiento presupuestal a los gastos de soporte relacionados a la base y a los proyectos asignados a la oficina de Reynosa.

Otras actividades administrativas:

• Da soporte al oficial de RH en la aplicación de pruebas y entrevistas presenciales en la base.

• Apoya en el proceso de inducción del nuevo personal.

• Se encargada de dar seguimiento a la actualización de las computadoras y/o equipos IT asignadas a la base, realizando la limpieza/formateo de estos y gestiona las reparaciones en caso de ser necesario.

• Organiza la logística del personal que viaja a la base, esto incluye reservación de hoteles, traslados internos

• En conjunto con el gerente base organiza la logística del personal programático que viaja otras localidades cercanas.

Experiencia Técnica y Competencias

• Mínimo 2 años de experiencia en áreas administrativas, preferiblemente 1 año de experiencia en finanzas y logística en organizaciones humanitarias
• Máximo nivel de respeto e integridad con clientes internos y externos de la organización
• Orientación a la resolución de problemas
• Capacidad de trabajo bajo estrés
• Excelente manejo con herramientas tecnológicas
• Manejo intermedio en MS Word, Excel y PowerPoint
• Conocimientos básicos de finanzas y gestión de compras.
• Motivación por el sector humanitario
• Buena comunicación

Educación:

• Diploma o Título universitario en Administración de Empresas / Logística / Comercio Internacional / Contaduría o su equivalente en experiencia.

Lenguajes:

• Deseable dominio básico del idioma inglés

• Español obligatorio

COMPETENCIAS BÁSICAS DE DRC

Todos los roles de DRC requieren que el profesional posea las competencias principales internas:

• Luchando por la excelencia: enfocándose en alcanzar resultados mientras se aseguran procesos eficientes.
• Colaboración: Involucrando partes relevantes y fomentando la retroalimentación.
• Tomar la iniciativa: tomar posesión e iniciativa mientras se busca la innovación.
• Comunicación: escuchar y hablar de manera efectiva y honesta.
• Demostrar integridad: defender y promover los más altos estándares de conducta ética y profesional en relación con los valores y el Código de conducta de la DRC, incluida la protección contra la explotación sexual, el abuso y el acoso.

OFRECEMOS:

• Salario iniciando desde $21,500 mxn de acuerdo con la experiencia del candidato.
• Tipo de contrato: Contrato de tiempo indeterminado con un periodo de prueba de 3 meses + todas las prestaciones de ley.
• 25 días de vacaciones al año.
• Seguro de Gastos Médicos mayores y Seguro Social.
• Lugar de trabajo: Reynosa, Tamaulipas
• Fecha estimada de inicio: 6 de enero de 2025

PROCESO DE SOLICITUD:

Todos los solicitantes deben subir una carta de presentación y un CV actualizado (no más de cuatro páginas). No se considerarán las solicitudes enviadas por correo electrónico.

Fecha límite de presentación de solicitudes 24/11/2024. Si aplica a esta posición, sabemos que tiene disponibilidad de trasladarse a Reynosa o vive en la zona. Tenga en cuenta que las solicitudes se revisarán continuamente y las entrevistas se planificarán tan pronto como se identifique a un candidat@ adecuado. DRC se reserva el derecho a cerrar la vacante antes de la fecha límite una vez se identifique a un candidato idóneo. Se recomienda hacer la aplicación a este vacante lo más pronto posible, si ésta es de su interés.

Para aplicar a la vacante, consultar www.drc.ngo en Vacantes. Si tiene preguntas sobre la vacante, comuníquese con: andrea.rosales@drc.ngo