El rol requiere una persona proactiva, dinámica, organizada y diligente, con habilidades para anticiparse a las necesidades del equipo, coordinar múltiples tareas simultáneamente, y apoyar en actividades administrativas esenciales, incluyendo la gestión de viajes, contrataciones, adquisiciones, coordinación de reuniones, y manejo de documentación. La capacidad de trabajo en equipo y la orientación al detalle serán fundamentales para contribuir de manera efectiva al éxito de los proyectos de la organización.

Su posición estará localizada en San José, Costa Rica. No obstante, debe garantizar la fluidez y atención de los trámites bajo su responsabilidad a nivel regional.

Funciones por desempeñar:

El/la asistente administrativo es responsable de brindar apoyo administrativo para la implementación de las distintas necesidades del equipo de la Oficina Regional y de proyectos, garantizando el cumplimiento de los procesos y requerimientos de los donantes y el de las políticas y reglamentación de la UICN. Su posición estará localizada en San José, Costa Rica. No obstante, debe garantizar la fluidez y control de los trámites y aprobaciones administrativas en coordinación con otras oficinas o proyectos.

La persona por contratar tendrá las siguientes funciones principales:

1. Atender y brindar orientación administrativa al personal de la Oficina Regional y de Proyectos, socios implementadores u otras organizaciones socias con las que se ejecutan acciones en el campo.

2. Preparar contratos de socios implementadores y consultorías con base en los formatos oficiales.
3. Preparar órdenes de compra para la adquisición de bienes y servicios con base en los formatos oficiales.
4. Preparar adendas y/o finiquitos de contratos, acuerdos u ordenes de compra con base en los formatos oficiales, así como monitorear e informar cuando se hace requerido iniciar este tipo de trámite en coordinación con los responsables técnicos/gerenciales.
5. Tramitar la documentación de los pagos y desembolsos a socios relacionados con los Proyectos en la plataforma contable NAV de la UICN,
6. Mantener los archivos actualizados de los Proyectos con la documentación base necesaria, convenios, presupuestos, informes mensuales, auditorías, etc
7. Apoyar la elaboración de solicitudes de viajes en los formatos de la UICN y la revisión de reclamación de gastos según los procedimientos establecidos en la Política de Viajes de UICN y Anexos Regionales.
8. Establecer mecanismos para la identificación de proveedores de bienes y servicios y canales para otorgamiento de condiciones de crédito
9. Apoyar la organización y realización de actividades (talleres, eventos etc.) y sus trámites de ser necesarios (movilización de participantes, pagos de viáticos, coordinación con distintos proveedores).
10. Realizar el respectivo proceso administrativo para las adquisiciones y contrataciones de consultores u otros servicios (p.e. apoyo en la elaboración y revisión de Términos de Referencia para la adquisición de un bien o contratación de un servicio).
11. Elaborar informes de compras, con la debida documentación de soporte.
12. Llevar el control y solicitud de registro de los activos de los Proyectos a su cargo, cuando se requiera.
13. Apoyar en la elaboración y actualización periódica de los Planes Operativos Anuales (POA) cuando sea requerido.
14. Garantizar el uso adecuado y la debida actualización de los Sistemas de Control interno administrativo en Smartsheet
15. Apoyar los procesos de auditoría de los Proyectos a bajo su responsabilidad cuando sea requerido.
16. Mantener actualizados los archivos electrónicos que documenten los distintos procesos para las Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios llevados a cabo.

Tenga en cuenta: Los presentes Términos de Referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.