Le poste:

L’assistant/e de Liaison fera équipe avec les membres du cabinet de la représentation et aura pour rôle principal de contribuer à renforcer les relations entre l’ensemble des bureaux (Comores, Maurice, Seychelles ) et des sous bureaux décentralisés basés en dehors de Tana. Il est attendu que l’Assistant/e de Liaison collabore avec l’équipe de la communication, du programme et des Opérations en vue de faciliter les orientations venant du Management. Il/elle soutiendra le cabinet pour entretenir les relations avec les partenaires en general, et ceux du gouvernement en particulier.

Comment vous pouvez faire la différence:

L’UNFPA est la principale agence des Nations Unies chargée de créer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le nouveau plan stratégique de l’UNFPA (2018-2021) s’articule autour de trois résultats transformateurs: mettre fin aux décès évitables liés à la maternité; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale; et mettre fin à la violence basée sur le genre et aux pratiques néfastes.

Dans un monde où les droits fondamentaux de l’homme sont menacés, nous avons besoin d’un personnel respectueux des principes et respectueux de l’éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux et qui les défendra avec courage et conviction.

L’UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact; nous avons besoin d’un personnel transparent, exceptionnel dans la manière de gérer les ressources qui lui sont confiées et qui s’engage à atteindre l’excellence des résultats du programme.

Objectif du poste:

Responsabilités:

• Assurer une communication optimale entre le/la Représentant/e et le personnel du bureau pays, ainsi qu’avec les homologues externes, par une utilisation efficace de la communication écrite, verbale et électronique ;
• Enregistrer et acheminer les documents entrants du/de la Représentant/e au personnel du bureau pays pour suite à donner ;
• Examiner toutes les correspondances sortantes et veiller à ce qu’elles soient conformes aux lignes directrices et aux procédures de l’UNFPA, en les soumettant au Représentant/e pour qu’il/elle en prenne connaissance.
• En consultation avec d’autres membres du personnel du Bureau pays, répondre rapidement et avec précision aux demandes d’informations, y compris celles de nature confidentielle, tout en garantissant la discrétion;
• Effectuer des recherches dans les dossiers, appuyer la préparation des communications de conférence, recueillir les informations demandées et organiser le matériel pour répondre aux besoins du/de la Représentant/e ;
• Rassembler des documents d’information et préparer des powerpoints et d’autres présentations, y compris des visuels, tels que des graphiques ;
• Prendre des dispositions logistiques, administratives et financières en consultation avec les membres du Management ;
• Responsable des questions de protocole.
• Accueillir les visiteurs/officiels de haut rang.
• Ecrire des procès-verbaux et/ou prendre des notes selon les besoins,
• Répondre aux appels et les filtrer avec tact et discrétion.
• Organiser les déplacements du/de la Représentant/e.
• Suivre le budget du bureau de la Représentation, et préparer les documents administratifs et financiers nécessaires en temps opportun ;
• Constituer et gérer les dossiers administratifs relatifs aux voyages en mission du/de la Représentant/e, en s’assurant que les dossiers sont complets et transmis dans les délais ;
• Contribuer à la préparation et à la finalisation du plan de gestion du bureau de la Représentation ;
• Organiser des évènements (réceptions, cocktails, etc.) ;
• Traduire des documents écrits et faire office d’interprète si nécessaire.

Qualifications et experience:

Formation:

Diplôme de fin d’études universitaires secondaires.

Connaissances et Expérience:

• Minimum 5 ans d’expérience à un poste administratif similaire.
• Expérience préalable et avérée dans la gestion d’un cabinet diplomatique et / ou gouvernemental de haut niveau, en suivi de dossiers et secrétariat de réunions
• Expérience en rédaction de courriers exécutifs et de leurs suivi
• Savoir gérer la confidentialité, avoir des compétences dans la communication diplomatique verbale et non-verbale
• Savoir respecter le rythme du management et être d’une grande disponibilité
• Sens de la diplomatie.

Langues:

Maîtrise du malgache, du français et de l’anglais.

Compétences requises

Valeurs:

• Etre un exemple d’intégrité
• Faire preuve d’un engagement envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies
• Intégrer la diversité culturelle
• Intégrer le changement

Compétences de base:

• Atteindre des résultats
• Avoir le sens des responsabilités
• Développer et appliquer son expertise professionnelle/ son sens des affaires
• Penser de manière analytique et stratégique
• Travailler en équipe/ s’autogérer et gérer ses relations
• Communiquer pour avoir un impact

Compétences fonctionnelles:

• Apporter un soutien logistique
• Gérer les données
• Gérer les documents, la correspondance et les rapports
• Gérer les flux d’information et de travail
• Planifier, organiser et mener plusieurs tâches à la fois
• Contribuer à l’analyse des données financières

Environnement de travail à l’UNFPA :

L’UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d’égalité des sexes, de diversité, d’intégrité et d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous nous engageons à assurer la parité hommes-femmes au sein de l’organisation et encourageons donc les femmes à postuler. Les personnes issues de la communauté LGBTQIA+, des groupes ethniques minoritaires, des populations autochtones, des personnes handicapées et d’autres groupes sous-représentés sont vivement encouragés à postuler. L’UNFPA promeut l’égalité des chances en termes de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour tous, quelles que soient les caractéristiques personnelles et les dimensions de la diversité. La diversité, l’équité et l’inclusion sont au cœur du personnel de l’UNFPA – cliquez ici pour en savoir plus.

Avertissement

La sélection et la nomination peuvent être soumises à des vérifications de l’historique et des références, à une autorisation médicale, à l’émission d’un visa et à d’autres exigences administratives.

L’UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement et ne se préoccupe pas des informations concernant les comptes bancaires des candidats.