IOM : Asistente Administrativo y financiero – San Salvador
JOB DETAIL
Bajo la supervisión directa del Asistente Senior de Gestión de Recursos y la supervisión general del RMO, la persona Asistente Administrativo y Financiero será responsable de desempeñar las siguientes funciones, relacionadas todos los procesos administrativos financieros de la Misión
1. Apoyar en la gestión de recursos financieros mediante el seguimiento y control de activos, reservas, fondos, suministros, etc. de acuerdo con las normas y reglamentos de la OIM;
2. Apoyar a preparar la presentación y las revisiones del presupuesto anual, incluida la estimación del costo del personal, así como el alquiler y los servicios públicos, el equipo y los suministros de oficina, la impresión y otros contratos, servicios o gastos de funcionamiento, para incluirlos en el presupuesto;
3. Encargado(a) de extraer e ingresar datos de diversas fuentes en sistemas financieros o contables;
4. Proporcionar orientación en asuntos relacionados con la contabilidad, el presupuesto y las finanzas;
5. Participar en la preparación de la nómina mediante la ejecución de controles de validez de los resultados de la nómina mensual; 2
6. Realizar revisiones de todo tipo de pagos desde compras hasta solicitudes de pago verificando que estén debidamente autorizados y todos los documentos de respaldo que se adjuntan;
7. Realizar verificaciones de reclamos contra la documentación para asegurar que las compras / servicios estén debidamente autorizados y que los bienes hayan sido recibidos o los servicios prestados;
8. Colaborar en la preparación de informes presupuestarios, contables, financieros, estadísticos y otros informes según sea necesario;
9. Brindar asistencia a todos los servicios del personal, como viajes, reclamaciones de gastos, recuperación de documentos, etc.;
10. Asegurar el cumplimiento adecuado y sistemático de todos los pagos contabilizados y otros documentos contables de acuerdo con las normas establecidas;
11. Revisar los procesos de pago, contabilizarlos en el sistema PRISM para luego pasarlo a tesorería para su pago.
12. Apoyo a la unidad Financiera en todos los procesos de cierre de proyectos y cierres mensuales.
13. Asegurar que todas las compras, contratación de servicios y demás gastos realizados estén respaldados con la documentación (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.) exigida por OIM.
14. Responsable de la Caja Chica de la oficina; y,
15. Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el Administrador de Contabilidad y Finanzas, el oficial de gestión de Recursos
- Título Universitario en Contaduría, Economía y Administración de Empresas, o carreras afines, con al menos tres años de experiencia profesional en áreas relevantes a la administración. • Diploma Secundaria con al menos 5 años de experiencia relevante en el área administrativa.
- Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project).
- Conocimiento en SAP una ventaja • Experiencia en procesos administrativos compra, contabilidad y tesorería.
- Experiencia trabajando en cualquier sistema de la ONU o en cualquier organización multicultural es una ventaja.
- Experiencia de trabajo con gobiernos locales y líderes comunitarios, iglesias, contrapartes nacionales, así como con Organizaciones No Gubernamentales. 3
- Experiencia en proyectos vinculados a población migrante, la protección de derechos humanos de grupos vulnerables, asistencia y seguimiento caso por caso de personas beneficiarias, entre otras será una ventaja.
- Experiencia en la facilitación de talleres y procesos de formación en áreas administrativas.
- Experiencia en la elaboración de informes financieros y ejecutivos, sistematizaciones de experiencias y en la elaboración de documentos financieros.
- Experiencia de trabajo con la cooperación internacional y organizaciones humanitarias internacionales, será una ventaja
- Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project).
- Español
- Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
- Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
- Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
- Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
- Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.
- Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
- Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
- Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
- Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work.
- Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.
- Leadership: Provides a clear sense of direction, leads by example and demonstrates the ability to carry out the Organization’s vision. Assists others to realize and develop their leadership and professional potential.
- Empowering others: Creates an enabling environment where staff can contribute their best and develop their potential.
- Building Trust: Promotes shared values and creates an atmosphere of trust and honesty.
- Strategic thinking and vision: Works strategically to realize the Organization’s goals and communicates a clear strategic direction.
- Humility: Leads with humility and shows openness to acknowledging own shortcomings.
- Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.
- This selection process may be used to staff similar positions in various duty stations. Recommended candidates will remain eligible to be appointed in a similar position for a period of 24 months.
- This post is subject to local recruitment. Only those holding a valid residence and work permit for the country where this position is based will be eligible for consideration.
- Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, verification of residency, visa, and authorizations by the concerned Government, where applicable. Vaccination against COVID-19 will be required for IOM personnel who are hired or otherwise engaged by IOM. As part of the mandatory medical entry on duty clearance, candidates will be requested to provide evidence of full vaccination.
- IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts.
- IOM only accepts duly completed applications submitted through the IOM online recruitment system. The online tool also allows candidates to track the status of their application.
Level of Education: Bachelor Degree .o
Work Hours: 8
Experience in Months: No requirements
