El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) apoya el fortalecimiento de las capacidades nacionales y subnacionales den Bolivia y promueve el alcance de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) los derechos humanos y la igualdad de género, a través de asistencia técnica a fin de alcanzar un desarrollo humano sostenible a través del cierre de brechas para que nadie se quede atrás. El PNUD forja alianzas con todos los niveles de la sociedad para ayudar a construir naciones que puedan resistir a la crisis; promueve y sostiene un tipo de crecimiento que mejora la calidad de vida de todos y todas. Presentes sobre el terreno en unos 170 países y territorios, ofrece una perspectiva global y un conocimiento local al servicio de las personas y las naciones.

El PNUD fue designado como receptor principal de los Fondos de los Programas de Tuberculosis, Malaria y VIH, los cuales son administradores a través de la Unidad Ejecutora de Proyectos – Fondo Mundial.

A través de la Unidad de Proyectos, el PNUD busca promover el cumplimiento de los proyectos anteriormente mencionados y establecer como base sobre la cual se construya las estrategias de lucha contra la pobreza, la reducción de la vulnerabilidad de la población y el desarrollo de las actividades centrales de la economía nacional boliviana.

PNUD es Receptor Principal de estos recursos desde 2006, donde en los inicios ha sido electo por el Mecanismo de Coordinación País y el Fondo Mundial como Transitorio para las enfermedades de Malaria, Tuberculosis y VIH/SIDA. A partir de la gestión 2007 luego de haber estabilizado las tres subvenciones, el Fondo Mundial decide transferir la responsabilidad de recipiente principal de VIH a la fundación HIVOS/IBIS.

La última propuesta de país enviada por el MCP Bolivia, fusiona dos componentes en uno TB y VIH, es así que luego de un proceso de selección, se designa al PNUD Bolivia como receptor principal de esta propuesta para el periodo 2023-2025.

Bajo la supervisión directa de el/la Asociado/a de Administración, el/la titular del cargo Asistente Administrativo/a prestará sus funciones al Proyecto asignado en todas las áreas relacionadas, cumpliendo con las normas y procedimientos administrativos del PNUD en el desarrollo de su trabajo, enfocándose en el logro de las siguientes actividades y/o resultados:

1.Apoyar con los procesos de adquisiciones del proyecto.

• Emitir las solicitudes de inicio de proceso, realizar cotizaciones, cuadros comparativos, revisión de contratos, órdenes de servicio o de compra, etc., asegurándose que cumplen los estándares de transparencia, equidad, oportunidad, competencia efectiva integridad, y valor por el dinero.
• Iniciar los procesos de adquisiciones de montos mayores, siguiendo los procedimientos de la unidad de Adquisiciones y recopilando los requisitos que deben haber sido revisados por el área técnica y la administración del proyecto

2. Apoyar en la logística de talleres, seminarios, conversatorios y otros eventos previamente definidos en el proyecto. 

• Coordinar con las contrapartes locales, verificando el cumplimiento de las condiciones previas para su realización.
• Preparar el material logístico para efectuar los eventos del proyecto (material de escritorio, papelógrafos, listas de participantes, equipos, documentos, etc.).
• Apoyar con los procesos de contratación de los servicios que demande el evento.
• Apoyar en la gestión del plan de viajes del equipo, asistentes a talleres y consultores/as, incluida la coordinación de reserva y compra de pasajes aéreos, el cálculo y pago de viáticos, la recopilación de informes de viaje de forma oportuna y haciendo seguimiento al cierre del proceso de viaje, de acuerdo con lo establecido en la normativa del PNUD.

3.Apoyar en la gestión financiera del proyecto. 

• Apoyar en la elaboración de pagos, vouchers, registro de suppliers, emisión de e-requisitions y  Órdenes de Compra (PO´s) de manera oportuna, verificando la documentación de respaldo en cada caso.
• Apoyar con la elaboración de solicitudes de Anticipos de Fondos, elaborando los presupuestos y justificaciones, y posteriormente, realizando el seguimiento, la revisión y control de los descargos a ser entregados a la unidad de finanzas, asegurando que cumplen con los requisitos del PNUD.
• Apoyar con el seguimiento de contratos de consultorías por producto, los procesos de pago y la recopilación de respaldos.
• Apoyar con las revisiones presupuestarias, y emisión de reportes en el sistema.
• Elaborar informes mensuales de cumplimiento sobre el grado de ejecución de actividades planificadas y ejecución presupuestaria.
• Mantener los sistemas de seguimiento del proyecto al día con la información de la ejecución presupuestaria y la información de adquisiciones, para monitoreo y toma de decisiones.

4.Apoyar en la administración del proyecto.

• Apoyar con la gestión y el archivo físico y digital del área administrativa, relacionada a todos los procesos realizados en el proyecto.
• Mantener el registro de activos fijos e insumos actualizado y validar periódicamente su adecuado resguardo mediante inventarios físicos.
• Apoyar con el envío y recepción de correspondencia.
• Conciliar la documentación con las unidades de Programas y Operaciones en todo lo relacionado con la ejecución del proyecto.

5.Apoyar en todas las actividades relevantes del proyecto para alcanzar las metas y objetivos, según plan de trabajo del proyecto.

Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements