Introduction

Le poste est à pourvoir au sein de la Branche Ressources et services (RES) de l’Association internationale de la sécurité sociale (AISS). Fondée en 1927 sous les auspices de l’Organisation internationale du Travail (OIT), l’AISS est la principale organisation internationale au service des institutions et ministères compétents en matière de sécurité sociale. L’AISS compte plus de 330 institutions membres réparties à travers 162 pays. L’AISS étant une organisation qui repose sur l’adhésion volontaire de ses membres, elle fournit des services pertinents fondés sur les connaissances pour les aider efficacement à parvenir à l’excellence en matière d’administration de la sécurité sociale. Afin de répondre de manière adéquate aux différents besoins et priorités du réseau mondial formé par ses membres, elle met en œuvre un programme triennal comprenant des activités techniques et régionales.

Sous l’autorité du/de la Chef(fe) de RES, le/la titulaire du poste sera chargé(e) de la coordination des activités de l’AISS en matière de finances, de marchés publics et d’investissements. Le titulaire du poste aura aussi pour mission d’assurer la maintenance du système de gestion de la qualité de l’Association et de garantir les contrôles internes.

Le/la titulaire du poste travaillera directement sous la responsabilité du/de la Chef(fe) de RES.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Assurer le suivi et la mise à jour des systèmes de contrôle interne et de gestion (certifiés ISO 9001). Assurer le respect des règles, réglementations et directives établies. Participer au processus de contrôle annuel de la conformité à la norme ISO 9001 et de renouvellement triennal de la certification. Contribuer aux audits internes, préparer des rapports et des recommandations et superviser la mise en place de mesures correctives pour les points relevés par l’audit.
2. Contribuer à l’application des dispositions réglementaires suisses, européennes et internationales en matière de protection des données (Règlement général sur la protection des données – RGPD) et d’autres aspects relevant du droit suisse. Gérer et mettre à jour la documentation relative au RGPD et les dossiers associés conformément aux obligations légales.
3. Veiller à ce que le progiciel de gestion intégrée ERP de l’AISS réponde aux exigences financières et comptables, gérer les nouvelles intégrations, et maintenir et actualiser la documentation sur les systèmes et les processus. Mettre en œuvre des flux de travail visant à améliorer les contrôles financiers et budgétaires, répertorier les actifs, garantir l’intégrité des données et des protocoles de sécurité solides. Coordonner la création de tableaux de bord interactifs, de rapports ad hoc et d’indicateurs clés de performance.
4. Tenir à jour les procédures financières relatives aux opérations assignées, et préparer des circulaires, des manuels et du matériel de formation lorsque nécessaire.
5. Analyser les comptes et les documents financiers et prendre des mesures pour corriger d’éventuelles anomalies. Contrôler les revenus et les dépenses et préparer des analyses périodiques de la situation financière. Vérifier les comptes mensuels et adopter les mesures correctives nécessaires, examiner les demandes impliquant de contracter des engagements à la lumière de la disponibilité des fonds. Contrôler et vérifier des transactions et documents financiers sélectionnés (propositions budgétaires, demandes de paiement, données de paie, etc.) avant leur saisie dans le système financier; assurer la mise en œuvre de procédures de contrôle et de suivi des revenus et des dépenses.

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6. Assurer l’exactitude et la cohérence des données financières dans les bases de données de l’AISS, notamment, mais sans s’y limiter, des informations financières de type MoStat et concernant les branches.

7. Fournir un soutien administratif dans le cadre des processus d’appel d’offres. Analyser et évaluer les fournisseurs et les offres en tenant compte de différents facteurs qui influent sur les spécifications techniques des biens et services, les coûts, les prix et les arrangements contractuels. Contrôler les demandes d’achat reçues afin de s’assurer que la description des biens et services et les spécifications associées à leur acquisition permettent de lancer une procédure d’achat par appel d’offres ou par voie de négociation.

8. Administrer et assurer un suivi des accords extrabudgétaires et de collaboration extérieure, à l’exclusion du programme de détachement d’experts, ce qui inclut, mais sans s’y limiter de contrôler les accords et la planification des coûts, en conformité avec les règles et réglementations ainsi qu’avec les politiques et procédures établies.

9. Assurer le suivi du portefeuille d’investissements et des placements à court terme conformément à la politique d’investissement de l’AISS et aux limites de crédit approuvées. Suivre les investissements réalisés et gérer les échéances.

10. Préparer les rapports financiers et budgétaires récurrents et ad hoc ainsi que les explications pertinentes à la demande du/de la Chef(fe) de RES. Participer aux processus de clôture intermédiaire et de fin d’exercice. Assurer le suivi des recommandations d’audit externe et préparer les réponses aux questions et observations de l’audit pour examen par le/la Chef(fe) de RES.

11. Peut agir en qualité de certificateur et certifier la conformité de transactions ou de documents financiers ou, le cas échéant, les faire remonter à son/sa superviseur/euse en fournissant des explications et en suggérant des mesures correctives ou des actions alternatives.

12. Fournir une formation et des conseils au personnel de l’AISS en se tenant informé des changements relatifs aux normes et meilleures pratiques financières applicables.

13. Apporter sa contribution aux autres activités et projets de l’AISS en exécutant les tâches confiées par le Secrétaire général ou du/de la Chef(fe) de RES.

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire supérieur (master) en administration des affaires, en gestion financière, en comptabilité ou dans des domaines connexes. Un diplôme universitaire de premier cycle (bachelor ou équivalent) dans l’une des disciplines précitées avec deux années supplémentaires d’expérience pertinente, en plus de l’expérience demandée ci-après, sera accepté à la place d’un diplôme universitaire de niveau plus élevé. Une qualification dans le domaine de la comptabilité/l’audit, par exemple au titre d’expert agréé ou certifié (par exemple CPA, ACCA, CIA, Swiss Certified Public Accountant), est hautement souhaitable.

Expérience

Au minimum cinq années d’expérience professionnelle dans le domaine de la finance, de l’audit et de la comptabilité, y compris au niveau international.

Langues

Excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) et connaissance pratique de l’autre langue. La connaissance de l’allemand ou de l’espagnol serait un atout.

Compétences

Compétences techniques et qualifications nécessaires

• Connaissance approfondie de la réglementation suisse incluant la législation comptable et fiscale suisse.
• Connaissance approfondie de l’administration financière et de la comptabilité.
• Connaissance des systèmes de contrôle interne et des processus de certification ISO.
• Expérience dans les opérations d’investissements et de trésorerie.
• Connaissance des progiciels de gestion intégrés et du logiciel Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Compétences comportementales

• Solides compétences en planification, en organisation et en gestion du temps.
• Aptitude à travailler en équipe, à s’adapter rapidement aux changements de priorités et à travailler sous pression.
• Aptitude à travailler de manière indépendante avec un encadrement minimum.
• Souci du détail et standards de qualité de service élevés.
• Capacités de communication et de formation soutenant leur efficacité.
• Discrétion dans la manipulation d’informations confidentielles.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.