Introducción

El puesto de trabajo está adscrito a la Unidad de Recursos y Servicios (RES) de la Asociación Internacional de la Seguridad Social (AISS). La AISS, creada en 1927 bajo los auspicios de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), es la principal organización mundial para las instituciones de seguridad social y los organismos gubernamentales afines. La AISS cuenta con más de 330 organizaciones miembros en 162 países. En su calidad de organización de afiliación voluntaria, la AISS proporciona servicios basados en los conocimientos pertinentes para ayudar a sus instituciones miembros a lograr la excelencia en la administración de la seguridad social. A efectos de responder adecuadamente a las diversas necesidades y prioridades de sus instituciones miembros de todo el mundo, la AISS adopta un programa trienal de actividades técnicas y regionales.

Bajo la dirección del Jefe de RES, el titular estará a cargo de la coordinación de las actividades de la AISS relacionadas con las finanzas, las adquisiciones y las inversiones, además del mantenimiento del sistema de gestión de la calidad de la AISS y el control interno.

El titular rinde cuentas directamente al Jefe de RES.

Descripción de las tareas

1. Supervisar y actualizar el control interno y los sistemas de gestión (certificación de la norma ISO 9001). Velar por la conformidad con las normas, los reglamentos y las directivas establecidas. Participar en los exámenes anuales y los procesos trienales de renovación de la certificación de la norma ISO 9001. Contribuir a las auditorías internas, redactar informes y recomendaciones, y supervisar las acciones correctivas derivadas de las conclusiones de la auditoría.
2. Contribuir a la aplicación de los reglamentos suizos, europeos e internacionales relativos a la protección de datos (Reglamento general de protección de datos – RGPD) y otros instrumentos jurídicos suizos. Gestionar y mantener la documentación relativa al RGPD y registros relacionados, de conformidad con las obligaciones jurídicas.
3. Velar por el cumplimiento de los requisitos financieros y contables por parte del sistema ERP (planificación de recursos empresariales) de la AISS, gestionar las nuevas integraciones y mantener y actualizar la documentación de los sistemas y los procesos. Poner en marcha procesos de trabajo para mejorar el control financiero y presupuestario, realizar un inventario de activos, garantizar la integridad de los datos y establecer protocolos de seguridad sólidos. Coordinar la creación de paneles interactivos, informes especiales e indicadores clave del desempeño.
4. Mantener al día los procedimientos financieros relacionados con las operaciones asignadas, y redactar circulares, manuales y material de formación cuando sea necesario.
5. Analizar las cuentas y los documentos financieros y adoptar medidas para corregir las situaciones anómalas. Controlar los ingresos y los gastos, y preparar análisis periódicos de la situación financiera. Comprobar las cuentas mensuales y adoptar medidas correctivas, examinar las solicitudes para contraer obligaciones a la luz de la disponibilidad de los fondos. Supervisar y examinar determinadas transacciones y documentos financieros (por ejemplo, propuestas de presupuesto, solicitudes de pago, datos sobre las nóminas, etc.) antes de su introducción en el sistema financiero, y velar por la aplicación de procedimientos de control y de supervisión de los ingresos y los gastos.
6. Garantizar la precisión y la coherencia de los datos financieros en todas las bases de datos de la AISS, por ejemplo, la información financiera como MoStat y las ramas.

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7. Prestar apoyo administrativo a los procesos de licitación. Analizar y evaluar a los proveedores y las propuestas, teniendo en cuenta distintos factores que afectan a las especificaciones técnicas de los artículos, los costos, los precios y los acuerdos contractuales. Revisar las solicitudes de adquisición recibidas para velar por que la descripción de los bienes, los servicios y las especificaciones relacionadas sea la adecuada para permitir la adquisición mediante licitaciones convocadas oficialmente o mediante negociación.

8. Administrar y supervisar los acuerdos de colaboración extrapresupuestaria y externa, excluyendo los programas de puesta a disposición de expertos, e incluyendo, aunque no solo, la revisión de los acuerdos y de los planes de costos, garantizando el cumplimiento de los reglamentos y las normas, así como las políticas y los procedimientos establecidos.

9. Supervisar las inversiones de cartera y los depósitos a corto plazo, de conformidad con la Política de Inversión de la AISS y los límites de crédito aprobados. Supervisar las actividades de inversión y gestionar los plazos de vencimiento.

10. Preparar informes financieros y presupuestarios periódicos y especiales, y proporcionar las explicaciones pertinentes cuando lo solicite el personal supervisor. Participar en los estados financieros intermedios y anuales. Hacer un seguimiento de las recomendaciones de los auditores externos y redactar las respuestas a las consultas y las observaciones de los auditores para ser consideradas por el personal supervisor.

11. Puede actuar en calidad de oficial certificador y certificar los documentos financieros y las transacciones o elevar la información al personal supervisor cuando proceda, aportando explicaciones y sugiriendo medidas correctivas o alternativas.

12. Proporcionar formación y orientaciones al personal de la AISS, manteniéndose informado de los cambios en las normas financieras y las buenas prácticas.

13. Contribuir a otras actividades y proyectos de la AISS mediante el desempeño de cualquier otra tarea que le encomienden el Secretario General o el Jefe de RES.

Calificaciones requeridas

Educación

Título universitario superior (máster) en administración de empresas, finanzas o contabilidad, o ámbitos relacionados. En lugar de un título universitario superior, se aceptará un título universitario de primer ciclo (licenciatura o grado equivalente) en uno de los ámbitos mencionados, en combinación con dos años adicionales de experiencia pertinente, además de la experiencia que se menciona más abajo. Es altamente deseable contar con una cualificación diplomada o certificada en contabilidad o auditoría (por ejemplo, técnico especialista en contabilidad, Asociación de Contadores Públicos Colegiados, Auditor Interno Certificado, Certificación Suiza de Contables Públicos).

Experiencia

Al menos cinco años de experiencia directamente pertinente en finanzas, auditoría y contabilidad, incluido a nivel internacional.

Idiomas

Excelente nivel de inglés o francés (oral y escrito), y conocimiento práctico del otro idioma. El conocimiento de español o alemán constituirá una ventaja.

Competencias

Competencias técnicas y requisitos

• Conocimiento en profundidad de los reglamentos suizos, incluida la legislación suiza en materia de contabilidad y fiscalidad.
• Conocimiento en profundidad de la administración financiera y la contabilidad.
• Conocimiento de los sistemas de control interno y de los procesos de certificación ISO.
• Experiencia en inversión y operaciones de tesorería.
• Experiencia con sistemas ERP y conocimiento de Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Competencias de comportamiento

• Sólidas competencias de planificación, organizativas y de gestión del tiempo.
• Capacidad para trabajar de manera colaborativa, adaptarse a las prioridades cambiantes y rendir bajo presión.
• Capacidad para trabajar de manera independiente con una supervisión mínima.
• Atención al detalle y alto nivel de servicio.
• Capacidad de comunicación y de formación eficaces.
• Discreción en el manejo de información confidencial.
• Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y demostrar comportamientos y actitudes sensibles al género y no discriminatorios.