Responsable Administratif et financier

USAID/ Lova : Foundational Skills for a Better Future (Madagascar)

FHI 360 est une organisation de développement mondial qui adopte une approche rigoureuse du développement humain, fondée sur des données probantes. Notre équipe de professionnels comprend des experts dans les domaines de la santé, de la nutrition, de l’éducation, du développement économique, de la société civile, de l’environnement et de la recherche. FHI 360 opère à partir de plus de 60 bureaux et emploie plus de 4 000 personnes aux États-Unis et dans le monde entier. Notre engagement en faveur de partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d’avoir un impact durable sur les personnes, les communautés et les pays dans lesquels nous travaillons en améliorant la vie de millions de personnes. Nous recherchons actuellement un candidat qualifié pour le poste de Responsable administratif et financier dans le cadre du projet USAID/Lova. Ce poste sera basé à Tananarive, Madagascar, avec des déplacements fréquents dans les régions d’Atsimo Atsinanana et d’Androy.

Description du projet :

L’objectif de l’activité éducative USAID Lova : Foundational Skills for a Better Future est de renforcer le système éducatif afin de permettre qu’au moins 50 % des élèves malgaches des écoles primaires publiques formelles incluses dans le projet de l’USAID d’améliorer leur maîtrise de la lecture.

Sous la supervision de l’Associate Director, les principales responsabilités sont les suivantes :

Principales responsabilités en Finance et Comptabilité :

• Préparer des rapports financiers périodiques pour FHI 360 – Madagascar
• Suivi de toutes les données sur les factures liées aux biens et services, des avances d’activités et de voyage, et les mettre dans le système GFAS correctement
• S’assurer que les journaux de clôture mensuels (caisse, avances, prépaiements, dépôts, etc.) soient effectués
• Procéder mensuellement à la réconciliation bancaire et autres comptes du bilan (balance Sheets)
• Veiller à l’archivage/classement régulier de toutes les pièces justificatives financières et les numériser quotidiennement pour être archivées sur un site SharePoint
• Déclaration mensuelle de la TVA et autres taxes encourues et les soumettre au gouvernement pour demande de remboursement
• Fournir une assistance technique en finance au personnel des programmes si nécessaire
• Assurer le suivi des budgets et fournir des rapports au personnel des programmes pour la prise de décision appropriée
• Coordonner la gestion et le suivi des avances de voyage, des frais de déplacement et de formation
• Coordonner et mettre en place des procédures de paiement après avoir vérifié l’exactitude et la conformité de toutes les dépenses
• Assurer la fluidité et la ponctualité de toutes les dépenses liées aux rapports et documentations d’audit
• Assurer l’exhaustivité des documents justificatifs et l’exactitude des entrées de l’information financière sur les formulaires normalisés
• Maintenir le système comptable de FHI 360 Madagascar, fournir de la documentation pour les transactions comptables, entrer toutes les transactions et résoudre tout problème en apportant des clarifications ou documents comptables
• Coordonner l’inventaire des équipements des bureaux de FHI 360 Madagascar
• Préparer le rapport financier périodique du projet
• Coordonner la clôture du mois et s’assurer que les salaires sont correctement alloués aux différents projets conformément aux timesheets
• Produire le rapport de consommation budgétaire de tous les projets
• Coordonner la réunion mensuelle sur la situation de consommation budgétaire de chaque projet
• Veiller à ce que toutes les taxes exigibles par la loi locale soient payées et déclarées dans les délais et prendre le leadership dans la résolution de tout problème en la matière
• Apporter un appui financier de haut niveau à tous les projets
• Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur
• Assurer une communication fluide et efficace avec les partenaires sur les manuels de procédures de FHI 360
• Travailler en étroite collaboration avec les subawards and grant officers pour le suivi budgétaire des subawards
• Coordonner le travail d’audit interne et externe

IV. Conditions minimales requises:

• Bachelor en comptabilité, Finance et Administration des Affaires ou son équivalent reconnu.
• 5 ans d’expérience pertinente en gestion financière, comptabilité et administration
• Au moins 3ans d’expérience dans la supervision
• Compétences informatiques pertinentes, c.-à-d. maîtrise de la Suite bureautique du Service de Gestion de la Technologie de l’Information et des Communications (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Access) compétences avancées en pastel, AccPac, Quick Books ou tout logiciel comptable.

V. Compétences et expérience préférées :

• Compétences proactives éprouvées dans l’identification des économies de coûts, de la réduction des coûts et des opportunités d’efficacité
• Expertise démontrée dans la mise en place de relations efficaces avec les principaux clients internes et les autres intervenants clés
• Bonnes capacités d’analyse, de raisonnement et de résolution de problèmes
• Capacité de s’adapter facilement à l’évolution des besoins et des modèles de travail
• Excellentes compétences en rédaction de rapports et en documentation
• Capacité de travailler sous pression avec un minimum de supervision
  • Bon esprit d’équipe, attitude positive, esprit flexible, à l’aise dans un environnement multiculturel
  • Un sens élevé de l’éthique, de l’intégrité, de la crédibilité et du respect de la diversité
  • Capacité de communiquer efficacement avec le personnel et la direction avec diplomatie et fermeté
  • Capacité de garder la confidentialité sur des questions ou des projets délicats en matière de ressources humaines et de faire preuve de jugement dans l’exécution de ses tâches et responsabilités
  • L’objectivité et la capacité d’appliquer les règles et règlements des ressources humaines de façon juste et cohérente
  • Bonne compréhension des pratiques culturelles locales, de la langue et du contexte
  • Une bonne connaissance des programmes financés par les bailleurs de fonds, des normes de passation de marchés et de vérification qui s’appliquent à la gestion efficace des fonds pluriannuels seront un atout
  • L’expérience de gestion des projets financés par l’USAID est un atout
  • L’expérience avec les organisations non gouvernementales (ONG) est également un atout
  • 10% de voyage a l’intérieur du pays.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please email CareerCenterSupport@fhi360.org.

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Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements