POSITION SUMMARY:

El(la) Asistente de Operaciones se encargará de garantizar la eficiencia, organización y optimización en los procesos de compras y en la gestión de las necesidades operativas de la oficina, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos del Proyecto de Reducción de Residuos Sólidos mediante un apoyo administrativo y logístico integral. El(la) Asistente de Operaciones será supervisado(a) por la Gerente de Recursos Humanos y Operaciones

RESPONSIBILIDADES ESENCIALES:

• Apoyar en la recepción, recibiendo, dando la bienvenida y dirigiendo a los visitantes, invitados y proveedores de servicios de los proveedores y garantizar que todos los visitantes y otros invitados ingresen y cierren sesión en el registro de visitantes;
• Apoyar en el proceso de la solicitud de exoneraciones del ITBIS
• Elaboración de requisiciones de compras (PR) de todos los requerimientos de la oficina local
• Solicitud de cotizaciones que cumplan con los procedimientos de USAID y WINROCK.
• Elaboración de cuadros comparativos y memo de selección de los procesos de compras.
• Preparar órdenes de compra, solicitudes de cotización y otros documentos relacionados.
• Crear y mantener actualizada la base de datos de proveedores y contratos de servicios
• Recepción de compra de materiales y suministros garantizando la calidad de la compra.
• Revisión y validación de las cotizaciones y proformas de Winrock y sus socios para exoneración del ITBIS.
• Coordinar solicitudes de adquisiciones de los socios.
• Revisión del RNC de los proveedores en la DGII en cada compra o proceso realizado en la oficina local.
• Validación de las Facturas B14 y comprobantes en la DGII.
• Mantener el tracker de los procedimientos de compras ( Procurement Tracker)
• Mantener actualizado el Tracker de las Ordenes de Compras (PO) y las Requisiciones de Compras (PR).
• Recolectar las informaciones requeridas por las politicas de Winrock y USAID para construir expedientes de compras antes del pago.
• Supervisar el inventario de insumos de oficina y planificar reabastecimientos.
• Anticiparse a necesidades futuras y evitar escasez de materiales esenciales.
• Coordinar reservas de alojamiento cuando sea requerido.
• Otras tareas, asignadas por la supervisora.

CUALIFICACIONES Y ANTECEDENTES:

Educación:

Licenciatura en un campo relacionado, de una Universidad acreditada.

Experiencia Profesional: 

• De 1 a 3 años de experiencia en procesos de compras y labores de oficina.
• La experiencia trabajando en una agencia de desarrollo internacional es altamente preferible.
• Experiencia en el manejo del Proceso de Exoneración del ITBIS
• Experiencia en la organización de reuniones, talleres y otros eventos preferiblemente.
• Se requiere experiencia con MS Excel; Se prefiere un sólido conocimiento de las aplicaciones de MS Office y experiencia con Planner.
• Experiencia en el uso de Sharepoint

Habilidades:

• Capacidad para realizar múltiples tareas en un entorno de ritmo rápido con gran atención al detalle, la organización y la gestión del tiempo.
• Fuertes habilidades de comunicación (interpersonal, verbal y escrita)
• Habilidad para negociar y establecer relaciones con proveedores.Capacidad demostrada de mantener la discreción y de trabajar con información altamente confidencial y/o protegida requerida.
• Capacidad para trabajar en un entorno acelerado y con plazos de entrega.
• Se prefieren los conocimientos de inglés necesarios.
• Disponibilidad para traslado al interior a las municipalidades donde trabaja el proyecto.

Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements