Key Duties And Responsibilities

• Asistir en la operación del programa y el movimiento de las y los beneficiarios/as.
• Asistir en las funciones administrativas relacionadas con el envío y entrega de correspondencia, traslado del personal, realizar trámites ante autoridades gubernamentales, embajadas, organismos internacionales y financieros.
• Controlar el estado de los vehículos asignados para el uso del Programa y velar por que se mantengan en perfecto estado de limpieza y mantenimiento.
• Registrar en una bitácora cada uno de los viajes oficiales que se realicen.
• Obtener cotizaciones para compras menores de la oficina.
• Asistir en las tareas de oficina cuando sea necesario (fotocopias, correo, archivo, mover objetos, y reparaciones menores).
• Administrar el mantenimiento diario del vehículo asignado para asegurar que el vehículo se encuentra en buenas condiciones. Esto incluye chequeos diarios de llantas, frenos, aceite, ventilador, etc.
• Arreglo de reparaciones menores y asegurar que el vehículo se mantenga limpio.
• Asegurar que se realicen los servicios a los vehículos en intervalos regulares.
• Mantener el registro de las piezas de repuesto de los vehículos y realizar un inventario mensual de dichas piezas.
• Encontrar la ruta más segura y directa sobre las mejores calles disponibles hacia el destino.
• Asegurar que los vehículos de la OIM son utilizados únicamente para los negocios oficiales autorizados, acorde a las recomendaciones del supervisor.
• Asegurarse de preparar la hoja de registro diario, así como un reporte mensual del vehículo con un resumen de estadísticas relacionadas al kilometraje, consumo de gasolina, etc.
• Mantener un alto grado de confidencialidad y discreción en discusiones, las cuales envuelvan a la OIM y sus Oficiales. Tomar acciones apropiadas para reducir potenciales riesgos de seguridad a los Oficiales de la OIM y/o en las propiedades cercanas al vehículo, incluyendo las rutas de transporte.
• Encontrarse con personal oficial de la OIM en aeropuertos y facilitar formalidades migratorias y aduaneras, según sea requerido.
• Recoger y entregar correspondencia, documentos, valijas y otras comunicaciones/artículos desde y para la Oficina de país. Ir a la Oficina Postal, aeropuertos, Instituciones de Gobierno, otras Agencias de Naciones Unidas, sitios de los proyectos, etc., para recoger o entregar artículos y comunicaciones. Mantener registros, según sea requerido.
• Otras funciones asociadas y relevantes para la correcta ejecución de los proyectos, que le sean asignadas por su Supervisor/a conforme a las necesidades del puesto.

Qualification, Skill And Experience

Level of Education: Associate  Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: 24