• Job number: SRH06151
• Status: Intern
• Area of expertise: Logistics
• Position: Internship
• Region: Ile de France
• Country: France
• Contract Type: Intern

Que faisons nous …

Date de début du contrat : 24/02/2025

Durée du contrat : 6 mois

Localisation : Siège de Solidarités International, Clichy

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans 26 pays, les équipes de SI – 3 200 personnes au total composées d’expatriés, de salariés nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

Contexte

Le Desk RED appartient à la direction des opérations. Il est en charge de la supervision opérationnelle des missions suivantes : Afghanistan, Myanmar, Nigeria et Soudan du Sud.

L’Assistant Desk Support RED exerce ses fonctions sous l’autorité du Chargé de Gestion Financière, de concert avec l’adjoint au Chargé de Gestion Financière, et du Responsable Logistique du Desk RED avec une répartition de temps d’environ 50% pour les tâches de gestion financière/comptabilité et 50% pour celles liées à la logistique. De plus, il travaille en collaboration avec le terrain et les autres services du siège dont les desks géographiques, la direction opérationnelle adjointe aux programmes, le département administratif et financier et le département logistique et systèmes d’information.

Liste des principales responsabilités :

• Assister le Chargé de Gestion Financière dans l’exécution des tâches administratives ;
• Assister le Responsable Logistique dans le suivi opérationnel des dossiers d’achat et le respect des règles imposées par les bailleurs de fonds ;
• Assister le responsable de bureau dans le suivi de la programmation ;
• Assurer l’archivage et la centralisation des documents contractuels et administratifs ;
• Faciliter la liaison entre les interlocuteurs (Siège – Mission ou entre plusieurs départements au siège).

GENERAL

Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles du bureau et des différents services travaillés ;

Apporter un soutien à des projets d’autres bureaux en fonction des demandes.

Descriptif du poste

LOGISTIQUE

• Participer à la vérification de respect des procédures d’achat de SI ;
• Assurer l’archivage des documents logistiques ;
• Examine les documents pour les dossiers d’achats réalisés sur le terrain ou au siège (bon de commande, cotations, analyse de cotations, contrat, …) et est de renvoyer les documents signés aux missions.
• Vérifie et analyse l’adéquation des Demandes d’achat avec les procédures de Solidarités International, sur les dossiers reçus des missions.
• Vérifie la présence des documents contractuels obligatoires et apporte une correction sur un échantillonnage mensuel (spotcheck).
• Participer au suivi des expéditions des équipements du siège vers le terrain.
• Participe à la constitution des documents logistiques des rapports finaux pour les bailleurs de fonds (vérification de la présence des équipements dans l’état de parc, préparation des annexes équipements, vérification de la conformité avec les procédures bailleurs, etc.).
• Participe au contrôle des tableaux de passation de marchés.
• Archive les dossiers traités en version informatique et papier.
• Participe à la pré-vérification du Pack logistique mensuel (état de parc, suivi carburant, etc.) et fourni un retour à son manager logistique (mise à jour outils de suivi, archivage,).
• Suit les factures des téléphones satellites, GPS et VSAT et participe au suivi de la consommation mensuelle.
• Tient à jour les différents fichiers de suivi Logistique du siège (Dashboard, routine logistique, suivi des TPM, VROOM, RIRE…)
• Participe aux points entre les Coordinatreur.ices Logistique et le Logisticien.e Desk.
• Contrôle des criblages (archivage LINK) de manière hebdomadaire.

COMPTABILITÉ

• Assister le Chargé de Gestion Financière dans toutes les tâches comptables ;
• Vérifier les allocations analytiques et comptables des missions ;
• Vérifier l’allocation des dépenses des missions et leur répartition entre les différents contrats ;
• Assister le coordinateur administratif et financier des missions dans l’allocation des dépenses du siège pour les missions ;
• Contribuer au suivi des dépenses du bureau ;
• Contribuer à la clôture comptable annuelle ;
• Utilisation du logiciel comptable SAGA (mission).

GESTION FINANCIÈRE

-Répondre aux demandes des administrateurs des missions ;

-Participer à la vérification des suivis budgétaires des missions ;

-Participer à la vérification des budgets des propositions de projet, à la soumission et lors des rapports intermédiaires et finaux ;

-Aider à la préparation des audits financiers ;

-Participer à la validation des prévisionnels de trésorerie des missions.

Votre profil

– Niveau Bac +3/4 ou BTS avec une composante en gestion (Master, Ecoles de Commerce) et de préférence une sensibilisation à l’international et l’humanitaire.

– Une formation en comptabilité ou finance n’est pas nécessaire, mais une facilité avec les chiffres et la volonté d’apprendre dans ces domaines sont requis ;

– Une appétence pour le domaine logistique et/ou une expérience dans la Supply Chain sont appréciés.

– Excellente connaissance de l’anglais et du français ;

– Excellente connaissance du pack Microsoft Office, particulièrement Excel ;

– Très bonne capacité d’analyse et de rédaction

– Bonne capacité de synthèse ; Proactivité et esprit critique ; Organisation et anticipation ; Compétences relationnelles

– Capacité à travailler sous pression ; Engagement envers les principes et le travail de Solidarités International.

Si vous offrira les conditions suivantes

• Stage basé au sein du siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy (92), métro Mairie de Clichy
• Stagiaire avec convention de stage obligatoire.
• Gratification : 4,90 euros/ heure
• La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois. (En moyenne 1 mois = 154h, soit 22 jours de 7h/jour)
• Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
• Tickets restaurant à 8,90 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60%

OBJECTIFS PRINCIPAUX DE LA FORMATION :

• Découvrir le siège d’une ONG et comprendre la relation entre le siège et le terrain ;
• Découvrir les différentes professions sur le terrain ;
• Comprendre le fonctionnement d’une mission et ses contraintes ;
• Comprendre les relations entre les différents acteurs humanitaires ;
• Connaître les attentes spécifiques des bailleurs de fonds ;
• Être en contact direct avec le terrain à travers le personnel expatrié ;
• Découvrir la stratégie d’une ONG.
• Comprendre et connaître les métiers supports (logistique & finance) au sein d’une ONG.

Comment postuler

Vous reconnaissez-vous dans cette description ?

Si oui, envoyez-nous votre CV et Lettre de Motivation !

Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.

Solidarités International se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

Et pour mieux connaître Solidarités International: www.solidarites.org

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Solidarités International (SI) est déterminé à prévenir et à combattre tout type d’abus – tout acte d’exploitation, d’abus et/ou de harcèlement sexuels (SEAH) à l’encontre des membres des communautés bénéficiaires ou de ses collaborateurs et collaboratrices, atteinte aux personnes et/ou aux biens, fraude, corruption, conflit d’intérêt non déclaré, financement d’activités portant atteinte aux droits de l’homme – qui pourrait être perpétré dans le cadre de ses interventions. SI applique une tolérance zéro à l’égard de tout type d’abus, particulièrement des actes de SEAH.

Solidarités International est un employeur équitable qui combat toute forme de discrimination. SI ne demandera jamais une rétribution quelconque en vue de participer à un processus de recrutement.

Solidarités International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of abuse, notably acts of SEAH.

Solidarités International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will ever ask for any remuneration to take part in a recruitment process.