Bajo la supervisión de la Coordinación Regional de Programa de la Oficina de UICN para América del Sur, el/la coordinador(a) de la Fase Preparatoria del Proyecto Proyecto Regulación de la EU y Paisajes – fase de construcción de propuesta será responsable de la coordinación de los equipos consultores que UICN contratará.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1. Garantizar la presentación de la propuesta de proyecto a IKI en cumplimiento de las políticas del donante y de UICN, asegurando procesos eficientes de coordinación entre los consultores regionales y socios del consorcio

Ejercer la administración general, llevar a cabo las actividades planificadas para el cumplimiento cabal del la Fase de Preparación del Proyecto, así como dirigir y ejecutar las funciones encomendadas por la Coordinadora Regional de Programa.

Velar por el cumplimiento del plan del trabajo y del presupuesto de la Fase de Preparación que rige en convenio entre UICN y el Gobierno Alemán, así como los planes asociados a los acuerdos entre UICN y los socios del consorcio.

Velar por el cumplimiento de los contratos entre UICN y los consultores regionales contratados para la fase de preparación.

Gestionar la revisión de productos de los consultores regionales para recomendar su aprobación a la Coordinadora Regional del Programa.

Preparar informes técnicos para el donante y preparar información para los instrumentos de monitoreo y reporte de la UICN.

Coordinar adecuadamente con la Unidad Administrativa Financiera (UAF) de SUR para el eficiente envío de solicitud de desembolsos al donante y entrega de fondos a los socios del consorcio en cumplimiento de las políticas de la UICN, del donante y de los acuerdos vinculantes entre las partes.

Coordinar con la UAF la aprobación de informes financieros de los socios del consorcio.

Planificar adecuadamente la revisión interna de la propuesta completa y todos sus anexos previo al envío de la propuesta al donante.

Gestión de la plataforma de proyectos de UICN para la debida aprobación interna de la propuesta previo al envío al donante, en cumplimiento con la política de delegación de autoridad.

Coordinar con el punto focal de comunicación de UICN SUR para la construcción y acuerdo de un protocolo de comunicación entre los socios del consorcio a utilizar durante la fase de construcción de la propuesta, en cumplimiento con las políticas internas.

Sintetizar y proveer información específica relacionada con el Proyecto para los informes requeridos institucionalmente.

2. Apoyar en la coordinación entre los coordinadores regionales y los socios del consorcio del proyecto para la construcción de la propuesta

Convocar y facilitar reuniones periódicas del equipo central de la construcción de la propuesta y apoyar a los consultores regionales para la coordinación con los socios del consorcio.

Coordinar con el consultor regional de construcción de la propuesta y los socios del consorcio la agenda para las Misiones a los países y asegurar que estas cumplan con los objetivos planteados. Hacer seguimiento a los socios del consorcio de los 4 países para el cumplimiento de la agenda de las misiones a los países.

Organizar y dirigir las sesiones nacionales y regional de debriefing de cada misión con las autoridades nacionales, los representantes de IKI y del Gobierno Alemán.

Hacer seguimiento a UICN NL en su esfuerzo de coordinación con el consultor regional de construcción de la propuesta para la definición de actividades, indicadores, presupuesto para el WP1 del proyecto.

Participar activamente con CIFOR y coordinar con el consultor de construcción de la propuesta para la definición de actividades, indicadores, presupuesto para el WP2 del proyecto.

Coordinar con el consultor regional de construcción de la propuesta la definición de actividades, indicadores, presupuesto para el WP3 del proyecto.

Apoyar al consultor regional de transversalización de género y salvaguardas sociales y ambientales en la coordinación con los socios del consorcio nacionales para la recolección efectiva y eficiente de información de los paisajes para el análisis de riesgos ambientales y sociales y facilitar la interacción con el coordinador de construcción de la propuesta para la identificación de acciones de mitigación de dichos riesgos.

Preparar TdR y seguir procesos internos para la contratación del apoyo logístico para la realización del Taller de Escritura a realizarse en Colombia. Responsable de la organización del evento en total cumplimiento de las políticas institucionales.

Coordinar la participación de los socios del consorcio y del equipo de UICN SUR y de la sede en el taller de escritura.

Seguimiento al consultor de preparación de la consultoría para la preparación de la agenda del taller de escritura y apoyar en la facilitación y organización del mismo.

3. Gestión del proyecto

Preparar un POA en Smartsheet de la fase de preparación del proyecto en el formato utilizado por la UICN SUR y revisar con la UAF la proyección de gastos de UICN y del consorcio.

Hacer seguimiento mensual a la implementación del POA en Smartsheet y de la implementación presupuestaria, para evaluar niveles operativos de ejecución y analizar cumplimiento en función de proyecciones mensuales de implementación operativa y financiera

Actualizar periódicamente la información del proyecto en el Portal de Proyectos de la UICN de acuerdo a las secciones que corresponden a su área de trabajo, incluyendo aquella correspondiente al sistema de monitoreo y reporte, en cumplimiento de las políticas y lineamientos institucionales. Dejar listo el portal para el cierre de esta fase del proyecto.

Dar seguimiento a los Acuerdos Internos entre UICN SUR y el Equipo de Alimentos y Agricultura y con el equipo de Economía de la Sede

Cumplir con las políticas y procedimientos operativos institucionales y regionales, incluyendo aquellos administrativos y financieros, y de recursos humanos.

Gestión interna de viajes locales, nacionales y posiblemente internacionales dentro del marco de institucionales.

4. Manejo de Información

Custodiar y manejar adecuadamente la información que se le ha encomendado y aquella que fuese producida en el desempeño de su gestión observando los lineamientos impartidos por la oficina respecto del manejo de archivo.

Mantener actualizados los contenidos que le correspondan en las herramientas informáticas destinadas al manejo de información.

Redactar informes, artículos y documentos que tengan como propósito difundir y poner a disposición de las audiencias de UICN los resultados y conocimientos (de ser el caso) generados en el ejercicio de sus funciones u otros generados por la Unión.

Seguir las recomendaciones hechas por el área de Comunicación sobre el manejo de imagen institucional y acatar los lineamientos de identidad visual en los documentos oficiales de la organización.

Los presentes términos de referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.