JOB DESCRIPTION

Responsabilites: (not all-inclusive, nor exhaustive):

1. Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d’autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.

2. Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.

3. Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.

4. Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standard pour contribuer à l’élaboration de documents précis.

5. Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s’assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.

6. Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail.

7. Prendre la responsabilité de l’intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables.

8. Donner des orientations sur les méthodes et les pratiques courantes d’aide à la gestion aux collègues moins expérimentés pour s’assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises.

9. Travailler avec des personnes d’horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion au personnel.

10. Réaliser, sur la demande de son superviseur, toutes autres tâches visant à la bonne marche des activités, surtout en temps d’urgence.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE:

Formation : Diplôme de fin d’études secondaires (BAC). Un Certificat d’études postsecondaires en Administration, gestion des projets, Finances, ou tout autre diplôme en lien avec les responsabilités à assumer.

Expérience : Au moins deux (2) années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité progressive dans, le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif

Connaissances et compétences :

Rompu(e) à l’utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.

Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale. •

Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers.

Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.

Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d’emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

Avoir d’excellentes capacités de communication, orale et écrite; Excellente capacité rédactionnel en Français;

Etre motivé (e) pour son travail, faire preuve d’autonomie et avoir des aptitudes à gérer les priorités ;

Etre de bonne moralité;

Etre méthodique, accueillante et ordonnée;

Avoir la bonne maîtrise de l’outil informatique (logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet et les courriers électroniques etc.)

Langues : Maîtrise (niveau C) du français et du Créole Haïtien, et un niveau intermédiaire (B1) en anglais

LES LIVRABLES À LA FIN DU CONTRAT :

1. Une assistance sur les procédures applicables et un appui technique dans les domaines de la finance et du budget pour veiller au respect des politiques et des règles de gestion financière et du Règlement financier du PAM fournis aux autres collègues.

2. Un suivi mensuel des prévisions de dépenses et les rapports sur les dépenses mensuelles sont assurés et établis

3. Les pièces justificatives des dépenses sont archivées et classées conformément aux normes et directives du PAM.

4. Toutes les dépenses sont enregistrées conformément au budget approuvé et les facturées sont correctes.

5. Le rapport mensuel requis par la Section des Finances y compris la réconciliation et le renflouement de la petite caisse sont établis dans le délai

6. Participation à la compilation d’informations provenant de diverses sources afin de que le responsable puisse préparer des rapports sur les budgets, la comptabilité, les finances et les statistiques

Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements