CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Ce poste est placé sous la supervision courante du Responsable des bourses, qui rend compte au Chef du Département DDR. Le/la titulaire du poste coordonne le processus d”octroi des bourses. Il/elle doit être en mesure de hiérarchiser les tâches et d”organiser le travail de manière indépendante, en tenant compte des instructions générales données par le supérieur hiérarchique.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

À cette fin, le/la titulaire s”acquitte des tâches suivantes:

• Prend des mesures pour réorganiser les programmes de bourses individuelles, y compris les bourses au titre d”accords spéciaux, vérifie les crédits budgétaires, recherche des possibilités de formation appropriées, prépare la correspondance connexe et négocie les frais de formation.
• S”assure de la conformité des différents documents (lettres circulaires et lettres d”invitation, formulaires de demande de bourses, etc.) et des procédures (respect de l”Ordre de service et de la Résolution régissant les bourses).
• Coordonne le contrôle budgétaire en collaboration avec le Département de la gestion des ressources financières et fournit des informations pour la préparation des engagements dans les systèmes APS et SAP.
• Prépare des estimations financières pour certaines manifestations afin d”assurer le financement des activités liées aux bourses pour ces manifestations.
• Organise les déplacements des délégués avec le bureau du PNUD ou la Section des voyages de l”UIT; publie des plans de voyage précis, des instructions de paiement et de déclaration aux titulaires de bourses avant leur départ; coordonne l”émission des billets d”avion et le paiement de l”indemnité journalière de subsistance, maintient un contact permanent (par courrier électronique et par téléphone) avec l”autorité du pays hôte responsable pendant toute la durée du programme; tient à jour les informations et suit attentivement les dépenses liées aux bourses.
• Coordonne les demandes de visas nécessaires pour l”obtention de bourses (y compris les visas de transit dans l”espace Schengen et les visas de pays hôte). Cela comprend la préparation et l”examen des demandes, la liaison et le dépannage, le cas échéant, entre toutes les ambassades, consulats, missions, administrations et autres parties concernées.
• Organise, avec les compagnies d”assurance, la couverture d”assurance maladie et accident des titulaires de bourse et assure le suivi de toutes les formalités administratives, y compris la réception, l”examen et la présentation des demandes de remboursement.
• Coordonne avec les départements/bureaux de l”UIT l”attribution de bourses pour des activités de formation collective, en publiant des instructions de voyage pertinentes, en assurant le suivi des demandes de remboursement des boursiers, en effectuant les derniers paiements et en réglant les factures impayées avec l”autorité du pays hôte.
• Rassemble des données et établit des rapports statistiques réguliers à l”intention de la direction à partir de la base de données des bourses; utilise les données pour préparer et diffuser les notifications de bourses, ainsi que les estimations des coûts, au personnel chargé du contrôle budgétaire dans le Secteur concerné, au Département de la gestion des ressources humaines, au Département de la gestion des ressources financières et à toute unité de l”UIT concernée.
• Propose des améliorations à apporter procédures (systèmes informatiques, méthodes de travail, organisation des voyages, automatisation des processus, demandes de bourses, etc.).
• S”acquitte de toute autre tâche qui lui est confiée par son supérieur hiérarchique.

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

COMPETENCES TECHNIQUES

• Aptitude à travailler de façon indépendante, sous pression et à s”occuper simultanément de différentes tâches.
• Excellente connaissance de Word, d”Excel et d”autres outils administratifs informatisés.
• Une connaissance des procédures du PNUD serait un avantage.
• Diplomatie et confidentialité.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education:

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à treize années d”expérience professionnelle pertinente peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience:

Au moins huit ans d”expérience dans le domaine de l”emploi. (Un maximum de trois ans d”études dans le domaine de l”emploi et dans une école reconnue peut remplacer l”expérience requise, sur la base d”une année d”études pour une année d”expérience). Bonne expérience de l”utilisation de bases de données, y compris de l”extraction, de l”analyse et de la présentation de données dans des rapports.

Langues :
Connaissance de l”une des six langues officielles de l”Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d”une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d”une troisième langue officielle serait un avantage.

DROITS ET PRESTATIONS

Traitement annuel (net d”impôts)
86,924.- CHF – 115,574.- CHF sans personnes à charge.

Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l”UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.