JOB DESCRIPTION

1. Travailler en étroite collaboration avec les départements des finances, de la logistique, des ressources humaines du sous-bureau de Bunia ainsi que du bureau de Kinshasa et des points focaux pour la sécurité pour tout ce qui concerne les procédures y relatives
2. Sur une base hebdomadaire, préparer une mise a jour sur les questions de rh, de logistique, de finances liees au programme de sante en Ituri.
3. Soutenir l”organisation et la mise en œuvre des activités du programme, y compris les formations, les réunions, le déploiement des partenaires gouvernementaux, les impressions, etc.
4. Soutien RH : préparation des SRF, soutien au développement des ToR, maintien a jour de la liste des contacts du personnel et des partenaires, maintien et mise a jour de l”organigramme de l”équipe, et suivi avec les rh des questions en suspens.
5. Finances/procurement : mettre/maintenir a jour a tout moment le plan de procurement du projet pour MHD ainsi que tous les outils de suivi du procurement, rédiger les demandes de dépense (purchase request) et suivre leur évolution jusqu’a réception et livraison ; recevoir toutes les demandes de paiement et aider l”équipe a préparer les documents requis ; développer et maintenir un suivi de toutes les pièces justificatives et en conserver des copies/scans ; faire un suivi hebdomadaire de l”état des paiements avec l”équipe financière ; préparer les pièces justificatives si nécessaire ; créer et maintenir un suivi de toutes les avances opérationnelles et s”assurer que l”équipe les régularise en temps voulu ; avec le coordinateur de programme, revoir régulièrement l”état du budget ; soutenir les projections et prévisions budgétaires.
6. Voyages : recevoir, faciliter et assurer le suivi de la signature des Administrateurs des Territoires ; créer et maintenir un suivi de tous les at du personnel ; conserver des copies des at dans les dossiers ; scanner et envoyer les at a l”equipe ; s”assurer que le personnel soumet les demandes de remboursement de frais de voyage dans les délais.
7. Coordination interdépartementale : engagement et suivi quotidien avec les départements finance, logistique, RH et sécurité pour répondre aux besoins de l”équipe de sante et résoudre tout problème.
9. Gestion de l”équipe : fournir des conseils et un soutien aux équipes sur les processus et procédures de l”OIM.
10. Administration : aider aux questions administratives telles que la préparation de lettres, de rapports, etc.
11. Identifier les goulots dӎtranglement dans les processus et proposer des solutions.
12. Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

DESIRABLE

Anglais ; Lingala et / ou Swahili ; langues locales.

Le titulaire doit démontrer les valeurs et les compétences suivantes :

VALEURS

Tous les membres du personnel de l”OIM doivent respecter et démontrer ces cinq valeurs :

• Inclusion et respect de la diversité : respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l”inclusion.
• Intégrité et transparence : Maintien des normes éthiques élevées et agit d”une manière conforme aux principes/règles organisationnelles et aux normes de conduite.
• Professionnalisme : Démontre sa capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et exerce un jugement prudent pour relever les défis quotidiens.

COMPÉTENCES FONDAMENTALES – Indicateurs comportementaux – Niveau 1

• Travail d”équipe : Développe et promeut une collaboration efficace au sein et entre les unités pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
• Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité de manière axée sur le service et en temps opportun. Est orienté vers l”action et s”engage à atteindre les résultats convenus.
• Gérer et partager les connaissances : Chercher en permanence à apprendre, partager les connaissances et innover.
• Responsabilisation : s”approprie la réalisation des priorités de l”Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
• Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Compétences en gestion2 – indicateurs de comportement niveau N/A

• Leadership : donner une direction claire, donner l’exemple et démontrer la capacité de concrétiser la vision de l’organisation ; aider les autres à réaliser et à développer leur potentiel.
• Donner plus de pouvoir aux autres et créer un climat de confiance : créer une atmosphère de confiance et un environnement propice où le personnel peut contribuer de son mieux et développer son potentiel
• Pensée stratégique et vision : travailler de manière stratégique à la réalisation des objectifs de l’Organisation et communique une direction stratégique claire.