JOB DESCRIPTION

The Opportunity

The Training Logistics and Travel Assistant supports program operations by assisting in travel arrangements and overall assisting the training logistics team. This position ensures that travel is conducted safely, efficiently, and in compliance with organizational policies, donor requirements, and government regulations. Success in this role requires strong attention to detail and excellent customer service.

Core Responsibilities

• Assist training logistics & travel team in all travel planning and administrative tasks.
• May serve as a point of contact for travelers before and during trips.
• Communicate updates regarding travel disruptions and assist with alternative arrangements.
• Maintain accurate travel records and documentation.
• Provide weekly updates to key stakeholders.
• Prepare detailed travel itineraries and pre-departure information packets.
• Maintain centralized travel calendars and provide timely updates.
• Coordinate with travel agencies, hotels, car services, and other vendors to ensure quality service.
• Assist in preparing and reconciling travel budgets; track expenses and support cost-effective planning.

What We Value

• High School Diploma + Two years of relevant experience, or Associates Degree
• 2–3 years of experience in administrative support or travel agency preferred.
• Strong organizational and time-management skills; ability to manage multiple tasks under pressure.
• Familiarity with international travel protocols, visa requirements, and health/safety procedures.
• Excellent written and verbal communication skills
• Understanding of travel risk mitigation strategies in fragile or high-risk environments.
• Proficiency with travel booking platforms
• Ability to travel domestically and internationally to support training logistics

What We Offer

We foster an environment where you can Thrive Your Way. Our innovative total rewards programs are designed to help balance your work and personal life. The approach toward your wellbeing centers around comprehensive benefits and professional development.

Abt provides market-competitive total compensation and comprehensive employee benefits. Local candidates strongly encouraged to apply.

Disclaimer: Abt will never ask candidates for money in exchange for an offer of employment.

Abt is committed to creating a safe and inclusive work environment. All offers of employment will be subject to appropriate background checks, which can include criminal records and terrorism finance checks. Abt also participates in the Misconduct Disclosure Scheme. In line with this Scheme, we may request information from job applicants’ previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms their understanding of these recruitment procedures.

La Oportunidad

El/la Asistente de Logística de Capacitación y Viajes apoya las operaciones del programa asistiendo en la organización de viajes y colaborando con el equipo de logística de capacitaciones. Esta posición garantiza que los viajes se realicen de manera segura, eficiente y en cumplimiento con las políticas de la organización, los requisitos de los donantes y las regulaciones gubernamentales. El éxito en este rol requiere una gran atención al detalle y un excelente servicio al cliente.

Responsabilidades Principales

• Apoyar al equipo de logística de capacitación y viajes en la planificación de viajes y tareas administrativas.
• Puede actuar como punto de contacto para los/as viajeros/as antes y durante los desplazamientos.
• Comunicar actualizaciones sobre interrupciones en los viajes y ayudar con arreglos alternativos.
• Mantener registros y documentación precisa de los viajes.
• Proporcionar actualizaciones semanales a las partes interesadas clave.
• Preparar itinerarios detallados e información previa a la salida.
• Mantener calendarios centralizados de viajes y actualizarlos oportunamente.
• Coordinar con agencias de viajes, hoteles, servicios de transporte y otros proveedores para asegurar un servicio de calidad.
• Apoyar en la preparación y conciliación de presupuestos de viaje; hacer seguimiento de gastos y apoyar una planificación rentable.

Lo Que Valoramos

• Título de bachiller + dos años de experiencia relevante, o título técnico/tecnológico.
• Se prefiere experiencia de 2 a 3 años en apoyo administrativo o en agencias de viajes.
• Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo; capacidad para manejar múltiples tareas bajo presión.
• Familiaridad con protocolos de viajes internacionales, requisitos de visa y procedimientos de salud y seguridad.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Conocimiento de estrategias para mitigar riesgos de viaje en entornos frágiles o de alto riesgo.
• Dominio de plataformas de reservas de viaje.
• Disponibilidad para viajar a nivel nacional e internacional para apoyar la logística de capacitaciones.

Lo Que Ofrecemos

Fomentamos un entorno donde puedes prosperar a tu manera. Nuestros programas innovadores de recompensas totales están diseñados para ayudarte a equilibrar tu vida laboral y personal. Nuestro enfoque hacia el bienestar se centra en beneficios integrales y desarrollo profesional.

Abt ofrece una compensación total competitiva en el mercado y beneficios integrales para empleados. Se anima fuertemente a los candidatos locales a postularse.

Aviso Legal: Abt nunca solicitará dinero a los candidatos a cambio de una oferta de empleo.
Abt está comprometido con crear un entorno laboral seguro e inclusivo. Todas las ofertas de empleo estarán sujetas a verificaciones de antecedentes apropiadas, que pueden incluir antecedentes penales y revisiones relacionadas con financiamiento al terrorismo. Abt también participa en el Esquema de Divulgación de Conductas Inapropiadas. En línea con este esquema, podemos solicitar información a empleadores anteriores sobre hallazgos relacionados con explotación sexual, abuso sexual y/o acoso sexual durante el empleo, o incidentes bajo investigación al momento de la salida del empleado. Al enviar una solicitud, el/la postulante confirma su entendimiento de estos procedimientos de contratación.

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