JOB DESCRIPTION

Marco organizativo

La Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) como agencia de implementación de proyectos con diversos donantes, como el Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM; GEF, por sus siglas en inglés), del Fondo Verde del Clima y otros, ejecuta proyectos a lo largo del país en diversas temáticas La Oficina de la Representación cuenta actualmente con una cartera de proyectos, en su mayoría de donantes GEF y GCF. Dentro de esta cartera se incluyen proyectos como el GEF de Agricultura Regenerativa, que se encuentra en fase de inicio y requieren apoyo administrativo para la gestión oportuna y eficiente de los procesos vinculados a contrataciones, viajes y otras acciones administrativas necesarias para su adecuada ejecución y puesta en marcha. De igual modo, la Oficina de la Representación requiere soporte administrativo y operativo para la realización de las tareas diarias de revisión y gestión necesarias para el adecuado funcionamiento.

Dependencia jerárquica

El/La asistente estará bajo la supervisión del Representante de FAO en Chile y de la Asociada de Programa.

Campo de especialización

El/La Asistente Administrativo tiene como objetivo, basado en el conocimiento de las condiciones locales, la cultura, y las instituciones del país de asignación (Chile), garantizar la implementación y coordinación fluida de los proyectos en términos administrativos y financieros, además de atender y dar seguimiento a los asuntos administrativos de la Representación.

Tareas y responsabilidades

• Llevar a cabo y coordinar todos los procesos administrativos y logísticos de proyectos que incluyen: preparación de viajes, contratos de consultores, compras, pagos, etc.
• Apoyar a los consultores y contrapartes de los proyectos en la organización de seminarios y talleres.
• Apoyo en la elaboración del plan de adquisiciones del proyecto.
• Participar en la elaboración de criterios de selección para la adquisición de servicios y bienes.
• Asegurar que todas las acciones administrativas se hagan en estricto cumplimiento de las normas FAO.
• Proporcionar información administrativa a tiempo, para la toma de decisiones por parte de la Coordinación del proyecto, equipo de proyecto, y Oficina de FAO Chile
• Apoyo en el control de presupuesto y revisión del plan de trabajo de los proyectos.
• Apoyo en la preparación de tablas de presupuesto de los documentos de proyectos y todos los subproductos relacionados al mismo.
• Apoyar en la elaboración de revisiones presupuestarias cuando sea necesario.
• Elaborar las solicitudes de acción de personal del proyecto tales como contratos, extensiones y enmiendas, vacaciones, etc.
• Elaboración de procesos de pago.
• Resguardar de forma organizada y entendible la documentación que respalde todos los procesos administrativos del proyecto en FPMIS
• Apoyo en tareas administrativas de la Representación, seguimiento del mail FAO Chile, preparación respuesta a invitaciones a eventos, actividades, reuniones con autoridades, etc.
• Apoyo en tareas secretariales que requiera el Representante Regional Adjunto y Representante de Chile, como revisión de agenda y respuesta de correos.
• Desarrollar otras tareas según se requiera

LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

Requisitos mínimos

• Título universitario/Diploma técnico en un campo relacionado con administración, relaciones públicas, comunicación y secretarial.
• Tres años de experiencia relevante en administración.
• Conocimiento práctico (nivel C) de español y nivel medio de inglés.
• Nacional de Chile

Competencias fundamentales de la FAO

• Enfoque basado en los resultados
• Trabajo en equipo
• Comunicación
• Establecimiento de relaciones eficaces
• Intercambio de conocimientos y mejora continua

Criterios de selección

• Conocimiento de la Organización.
• Experiencia comprobada en el área de trabajo.
• Capacidad comprobada para realizar trabajos en equipo y para establecer relaciones de trabajo con instituciones de gobierno central, gobiernos locales y otras organizaciones.

ADDITIONAL INFORMATION

• FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview meeting, processing)
• Applications received after the closing date will not be accepted
• Please note that FAO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU) / United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed at http://www.whed.net/
• For additional employment opportunities visit the FAO employment website: http://www.fao.org/employment/home/en/
• Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, and security clearances.

Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements