JOB DESCRIPTION

Nous sommes dans un nouveau programme de coopération entre la Belgique et le Burundi qui a été lance depuis début 2024 pour une durée de cinq ans et un budget de 75 millions d’euros. Celui-ci s’inscrit dans une logique de continuité et de valorisation de la coopération déjà existante entre les deux pays.

C’est dans ce cadre que Enabel recherche activement un/une acheteur/acheteuse public/que, qui,en assumant régulièrement le rôle de Point Focal Contractualisation, développe une expertise approfondie en marchés publics, joue un rôle de conseiller stratégique auprès des clients internes, assure la qualité et la conformité des procédures, et contribue activement à la capitalisation et au partage des connaissances.

Principales responsabilités

• En tant que Point Focal des MP
• A la charge de 100% des dossiers émargeant à ce projet. Pour des dossiers complexes ou volumineux, un support de la hiérarchie est identifié en amont de chaque marché répondant à ce profil (ECAi, ECAn, Mentor/Buddy).
• Est responsable du processus de planification des marchés/CSubs/ASC de ses projets, tant dans le fichier Monop Excel que dans UBW ;
• Le Point Focal est intégralement responsable de la qualité et de la complétude des données UBW de son intervention, de son archivage physique et électronique.
• Le Point Focal supervise, accompagne et coache l’Assistant Log Achat de son intervention pour toutes les dimensions en lien avec la gestion contractuelle. Il est responsable final de la complétude et de la qualité des données UBW de l’Assistant Log Achat, de son classement physique et électronique.
• Le point focal produit ponctuellement des extractions et analyses spécifiques relatives à ses responsabilités de point focal d’une intervention. Lors du suivi global des dossiers, faire ressortir les échéances et retards pris par rapport au planning initial ou révisé (alerter l’équipe projet par rapport aux écarts entre la planification et les réalisations). Mieux orienter les supports techniques en fonction de ces glissements potentiels.
• Le point focal est physiquement intégré dans l’environnement du secteur/des projets dans pour lequel il travaille. A ce titre, il forme avec le contrôleur de gestion le binôme central du SSH sectoriel auquel il émarge.
• Le PF participe aux réunions bimensuelles du projet. Il prépare ces réunions en amont de leur tenue à travers des exports UBW, mises à jour des données existantes, analyse des incohérences et échéances rapprochées tant sur les marchés en :
• Préparation
• Passation
• Exécution
• Finalisation
• Le PF veille à l’intégration des Assistants Log Achats dans le cadre les réunions bimensuelles du projet, l’aide à préparer la présentation des marchés à faibles montants, …
• Comme expert/gestionnaire dans le domaine des marchés publics
• Gérer de A à Z la procédure de passation des marchés publics à partir de 30.000 € pour les différentes interventions et représentations et en assurer le bon déroulement :
• Analyser la demande initiale ;
• Assurer la rédaction du volet juridico-administratif des marchés
• Assurer la publication nécessaire dans les canaux applicables (journaux officiels et journaux locaux, site web Enabel,) ;
• Rédiger les documents et motiver les décisions essentielles relatifs à la procédure de passation : avis de marché, CSC/partie administrative en cohérence avec la partie technique, rapport d’évaluation, décision d’attribution, information des décisions ;
• Organiser, participer et prendre toutes les décisions relatives au dépouillement des offres ;
• En collaboration avec les clients internes, mener les négociations ;
• Organiser la procédure de passation et en assurer le bon déroulement. Veiller au respect des règles par tous les intervenants durant la passation ;
• Monitorer et anticiper les échéances à respecter définies dans le planning des marchés, à chaque étape, de la planification au terme de l’exécution
• Envisager les risques majeurs lors des procédures et minimiser les risques de recours ultérieurs des soumissionnaires ;
• Centraliser tous les documents et informations de manière exhaustive et structurée dans un dossier physique et sur SharePoint, en respectant les standards de classement et nomenclatures exigées ;
• Garantir la fiabilité et mise à jour hebdomadaire des données UBW pour l’intégralité des marchés sous sa responsabilité
• Comme conseiller/coach expert dans le domaine des marchés publics / appels à propositions
• Fournir aux interventions les outils nécessaires à la bonne gestion des marchés publics (template, guidelines, checklist et autres outils) ;
• Guider proactivement les projets à définir les étapes de la procédure des marchés/appels à propositions, à établir le planning et à les soutenir dans toutes les étapes de la procédure ;
• Appuyer l’élaboration des planifications de contrats des interventions ;
• Analyser, réviser et compléter les documents soumis à chaque stade du processus contractuel soumis par les interventions ;
• Conseiller, orienter sur le choix des procédures adaptées au besoin des interventions pour les dossiers complexes et non complexes ;
• Fournir des conseils sur la bonne gestion des contrats.
• Comme gestionnaire des connaissances
• Connaître la législation en vigueur en matière de marchés publics / subsides et étudier le cadre réglementaire et autres documents relatifs aux marchés publics selon la législation belge, UE et DG DEVCO
• Suivre et assimiler les évolutions de la législation, de la doctrine et de la jurisprudence
• Participer aux formations spécifiques en la matière.
• Connaître le cadre contractuel Enabel et rester au courant, y compris le cadre réglementaire subsides Enabel
• Formation et sensibilisation
• Organiser des sessions de formation pour sensibiliser et former le personnel sous sa responsabilité sur les aspects contractualisation
• Organiser des sessions de formation pour l’équipe projet si besoin
• Assurer le transfert de connaissance au sein de son équipe et au sein de l’organisation
• Être un appui conseil aux projets
• Comme contrôleur
• Assurer le contrôle à priori et fournir les avis de non-objections selon les niveaux prévus par le contrôle interne pour les marchés publics des interventions dont la gestion ne ressort pas du centre de services
• Veiller à l’exécution des contrats de manière permanente, en concertation avec les responsables techniques, afin d’adapter les contrats aux besoins et en vue d’une gestion budgétaire stricte et d’éviter des problèmes commerciaux, juridiques ou techniques avec les fournisseurs. Anticiper systématiquement les dates de fin d’exécution avec le fonctionnaire dirigeant et prévoir en amont de potentiels avenants à produire
• Comme personne de contact pour les externes
• Rédiger la correspondance dans le cadre de procédures, y compris pour donner toutes les explications, tout en respectant de manière stricte l”égalité de traitement des soumissionnaires
• Recevoir les questions, y répondre, ou les transmettre aux personnes compétentes
• Entretenir des relations de confiance avec les firmes externes tout en gardant son indépendance d”appréciation
• Assurer le suivi des remarques et questions des audits, ainsi que de la mise en œuvre des recommandations/actions en découlant :
• Fournir toutes les pièces justificatives requises à l”appui des dossiers, par ordre de fréquence,
• Informer le management de toute remarque ou observation formulée par un organe de contrôle et proposer une réponse appropriée ou une adaptation de la pratique suivie si celle-ci fait l”objet d”une critique
• Comme contributeur actif du service client offert par le SSH
• Participation et préparation en amont des réunions bimensuelle du projet (mise à jour des données UBW, identification et alerte des opérationnels par rapport aux dates des TdR/spécification technique.
• Développement d’un travail en binôme sur les marchés du projet avec le Contrôleur de Gestion.
• Formation et mentorat des assistants log achats
• Collaborateur actif dans la recherche de solutions efficientes au sein de ses domaines de compétences (« value for money ») ;
• Proactivité et flexibilité dans les solutions apportées au quotidien aux opérationnels
• Production d’analyses et de rapports facilitant la prise de décision des opérationnels
• Comme gestionnaire des subsides
• Appui conseil aux opérationnelles dans la revue de la conformité administrative des lignes directrices
• Publier les lignes directrices sur les canaux appropriés ;
• Mettre à disposition à leur demande les template adéquats pour la rédaction des différents documents
• Participer à l’ouverture des dossiers de subsides
• Être responsable de la rédaction de la convention et de la décision d’octroi
• Suivi régulier du dossier dans UBW et faire les classements adéquats dans SharePoint, conformément aux directives de Enabel sur le classement digital des dossiers.
• Mettre à la disposition des auditeurs l’ensemble des dossiers de son projet.

Votre profil :

Diplôme : Bachelor (BAC + 3) en gestion, droit, économie ou autre domaine pertinent pour la fonction.

Compétences ou connaissances spécifiques exigées :

• Min. 5 ans dans la gestion des marchés publics dans le secteur public
• Une expérience professionnelle antérieure auprès d’un bailleur de fonds (bilatéral ou multilatéral) est un atout
• Une expérience professionnelle antérieure dans le domaine du développement est un atout.

Compétences ou connaissances spécifiques étant un atout :

• Bonne connaissance de la législation concernant les marchés publics
• Bonne connaissance des applications informatiques

Langues : Français, Kirundi.

Vous vous engagez à respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel (https://www.enabel.be/fr/content/vision-mission-valeurs-de-enabel).

Nous vous offrons

Une fonction variée et enrichissante dans un environnement international. Vous êtes engagé.e au sein d”Enabel dans la fonction d’acheteur.se public/que”.

• Un contrat de travail à durée indéterminée, dans le cadre d’une des interventions du nouveau programme de Coopération entre le Burundi et la Belgique.
• Vous serez basé à Bujumbura, avec des missions dans les provinces d’intervention du programme.
• Un package salarial comprenant le salaire mensuel brut correspondant à nos barèmes (classe 4).

Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les compétences ».

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Intéressé.e? Postulez en joignant votre CV actualisé, une lettre de motivation, copies légalisées des diplômes, les attestations de service et/ou rendus et trois personnes de référence professionnelle.