JOB DESCRIPTION

TITULO: Oficial de Award Management

EQUIPO/PROGRAMA:

NBD, Awards

UBICACION:

Ciudad de Guatemala

GRADE: 4-B

TIPO DE CONTRATO:

Plazo definido.

PROTECCIÓN INFANTIL:

Nivel 2: el titular del puesto tendrá acceso a datos personales sobre niños y/o jóvenes como parte de su trabajo; o el titular del puesto trabajará en un puesto “regulado” (contador, abogado, procurador, ejecutivo legal); por lo tanto, se requerirá un control policial (a nivel “estándar” en el Reino Unido o equivalente en otros países).

OBJETIVO DEL PUESTO:

El propósito principal de este puesto es liderar la planificación, gestión y administración integral del portafolio de convenios y proyectos de la oficina de país, garantizando el cumplimiento riguroso de los requisitos y regulaciones de los donantes, así como de los procesos internos de Save the Children.

Asegura el funcionamiento eficiente y transparente de los convenios, garantizando su correcta implementación desde su formulación hasta su cierre, incluyendo auditorías y reportes. Además, proporciona información estratégica y oportuna a la Gerencia de Convenios y Nuevas Oportunidades para la toma de decisiones informadas, tanto en la gestión de convenios vigentes como en el desarrollo de nuevas propuestas.

En situaciones de emergencia humanitaria, se espera que el titular del puesto pueda adaptarse a nuevas funciones fuera del perfil habitual y ajustar su horario de trabajo según las necesidades operativas.

ALCANCE DEL PUESTO

Reporta a: Gerencia de Convenios y Nuevas Oportunidades

Personal que reporta directamente a este puesto: N/A

Dimensiones del puesto: Dirección de país, direcciones y gerencias de finanzas y operaciones; coordinación de salvaguarda y fraude y seguridad; puntos focales en países miembros, equipos globales y puntos focales de socios.

AREAS CLAVE DE RESPONSABILIDAD:

• Liderar las acciones de comunicación, coordinación y colaboración con todas las áreas clave de la oficina (operaciones, finanzas, seguridad, salvaguarda y otras áreas de apoyo) para asegurar el cumplimiento de los convenios, de acuerdo con los requerimientos de los donantes y de Save the Children International.
• Administrar el sistema AMS, incluyendo permisos, configuraciones, capacitación de responsables presupuestarios y revisión de la información de proyectos para asegurar su actualización y el cumplimiento de los estándares de Save the Children International.
• Gestionar el ciclo completo de vida de los convenios (propuesta, inicio, implementación, reportes, cierre y auditorías).
• Apoyar a la Gerencia de Asocios en procesos confidenciales, como el vetting de socios, la actualización de perfiles en AMS y la actualización de convenios y enmiendas, de conformidad con los formatos institucionales.
• Liderar y coordinar la elaboración de convenios, cartas de entendimiento y enmiendas con todos los socios.
• Identificar, promover e implementar acciones de comunicación efectivas con las áreas clave para abordar las necesidades específicas de cada convenio y asegurar resultados en su gestión.
• Identificar, promover e implementar acciones de comunicación con los países miembros para transmitir las necesidades de los proyectos relacionados con la gestión de los convenios, así como cualquier otra situación asignada por la gerencia de convenios y nuevas oportunidades.
• Supervisar la entrega oportuna y precisa de los reportes solicitados por los donantes y países miembros.
• Liderar reuniones clave, como kick-offs y seguimiento con operaciones y finanzas, para tratar asuntos vinculados a los convenios, el cierre de proyectos y el seguimiento de requerimientos específicos de donantes.
• Participar activamente en las reuniones de BVAS (Budget vs. actuals) para identificar las necesidades de cumplimiento de cada proyecto de acuerdo con los convenios establecidos.
• Garantizar la calidad y el mantenimiento de la información en el sistema AMS.
• Comunicar con claridad los requisitos de los donantes a todas las áreas involucradas en la implementación de los proyectos.
• Apoyar el monitoreo del portafolio y el análisis de KPIs, junto con la Gerencia de Convenios y Nuevas Oportunidades.

VALORES

Responsabilidad:

• Toma decisiones informadas, administra recursos de manera eficiente y actúa con discreción en procesos confidenciales.

Ambición:

• Establece metas retadoras, promueve su desarrollo profesional y piensa estratégicamente.

Colaboración:

• Fomenta relaciones positivas, valora la diversidad y es accesible y proactivo.

Creatividad:

• Propone y fomenta soluciones innovadoras.

Integridad:

• Actúa con honestidad, apertura y transparencia.

EXPERIENCIA Y HABILIDADES

• Pensum cerrado en estudios de administración de empresas, relaciones internacionales o áreas afines, o bien, el equivalente a 3 años de experiencia profesional relevante.
• Experiencia en la gestión de convenios y en el cumplimiento de las regulaciones de los donantes internacionales.
• Capacidad analítica y manejo de herramientas digitales (Office y otras).
• Habilidad para trabajar en equipo y para establecer excelentes relaciones con las diferentes áreas de trabajo y con las áreas globales.
• Sensibilidad cultural y capacidad para trabajar en entornos diversos.
• Nivel intermedio del idioma inglés, con capacidad para mantener conversaciones, así como buena comprensión auditiva, lectura y redacción de textos.
• Excelente gestión del tiempo y habilidades de planificación.
• Atención al detalle y habilidad para monitorear el cumplimiento de múltiples proyectos simultáneamente

Responsabilidades adicionales al trabajo.

Las tareas y responsabilidades establecidas anteriormente no son exhaustivas, y se puede solicitar al responsable del puesto que lleve a cabo tareas adicionales dentro de lo razonable en función de sus habilidades y experiencia.

El puesto brinda apoyo administrativo solicitado por la Dirección de País dedicando alrededor del 10 % de su tiempo para cumplir con diferentes solicitudes.

Igualdad de oportunidades

Se puede solicitar al responsable del puesto que lleve a cabo las tareas de acuerdo con los procedimientos y políticas de equidad de oportunidades de SCI.

Salud y seguridad

Se requiere que el titular del puesto lleve a cabo las tareas de acuerdo con los procedimientos y políticas de salud y seguridad de SCI.

DECLARACIÓN DE POSICIONAMIENTO:

Save the Children considera que sus principios y políticas de salvaguarda tienen gran importancia y se

compromete con procedimientos rigurosos para garantizar que todo nuestro personal y programas sean

seguros, especialmente para la niñez. Por lo tanto, todos los candidatos estarán sujetos a estrictas

verificaciones internas y externas. Se anima a candidatos y candidatas interesadas,

mayores de 18 años, de pueblos indígenas, mujeres y personas con discapacidades a postularse.