JOB DESCRIPTION

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world”s worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world”s largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you”re a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

1. Contexte et justification

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire internationale apolitique et à but non lucratif qui œuvre depuis 1933 pour venir en aide aux populations affectées par les crises humanitaires. Présente dans plus de 40 pays à travers le monde, l’IRC fournit une assistance d’urgence, favorise la réhabilitation, la réinstallation et soutient les solutions durables pour les réfugiés et les communautés hôtes.

Au Tchad, l’IRC intervient depuis 2004, initialement en réponse à la crise humanitaire liée à l’afflux de réfugiés du Darfour. Depuis, ses activités se sont étendues dans plusieurs régions du pays, notamment le Ouaddaï, le Guéra et le Lac Tchad, à travers des programmes de santé, nutrition, protection et promotion du bien-être économique.

IRC met en œuvre plusieurs programmes financés par des partenaires techniques et financiers tels que l’Agence Française de Développement (AFD), European Civil Protection and Humanitarian Aid Operations (ECHO) , The Vaccine Alliance (GAVI), Agence suédoise de coopération internationale au développement (SIDA ), Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR), l’Union Européenne (UE), le Bureau de la Population, des Réfugiés et des Migrations (PRM), ainsi que diverses fondations privées.

L’IRC attache une importance particulière à la transparence, à l’efficacité et à l’efficience dans la conduite de ses projets.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses différentes initiatives, l’organisation procède régulièrement à l’acquisition de biens et de services. Afin de garantir une gestion rigoureuse, performante et conforme aux normes en vigueur, L’IRC souhaite renforcer ses capacités en matière de passation de marchés en recrutant un(e) Consultant(e) national(e) en passation de marchés.

Cette mission est essentielle pour garantir la conformité aux procédures internes de IRC et aux règles spécifiques de ses bailleurs, tout en améliorant la performance opérationnelle à travers la mise en place d’accords-cadres pour neuf (9) catégories clés de biens et services.

2. Objectif général de la mission

L’objectif général de la mission est d’assurer une gestion efficace, transparente et conforme des procédures de passation de marchés au sein de l’IRC Tchad, conformément aux procédures internes de l’organisation et aux exigences des bailleurs.

Assurer la gestion efficace, transparente et conforme du processus de passation de marchés de IRC au Tchad, notamment à travers la mise en place, la contractualisation et le suivi d’accords-cadres pour neuf (9) catégories stratégiques de biens et services.

3. Objectifs spécifiques

Le/la Consultant(e) aura pour objectifs de :

• Préparer et conduire le processus complet de mise en place des accords-cadres pour les neuf (9) catégories ciblées ;
• Contribuer selon le besoin à la préparation et à la mise à jour du Plan de Passation des Marchés (PPM) pour l’ensemble des programmes sous le leadership de la Senior Coordinatrice des Operations ;
• Renforcer la qualité des dossiers d’appels d’offres et de demandes de propositions ;
• Assurer la conformité des processus de sélection, d’évaluation et d’attribution des marchés ;
• Proposer une stratégie pour renforcer la gestion et le suivi des contrats, établi à travers les processus de passation de marche ;
• Veiller au respect strict des procédures internes de IRC et des règles spécifiques des bailleurs (AFD, UE, ECHO, SIDA, HCR, PRM, etc.) lors des appels d’offres et plus spécifiquement les accords-cadres ;
• Maintenir un système rigoureux et efficace d’archivage et de suivi des marchés et contrats ;
• Former et accompagner le personnel concerné (Programme et Supply Chain) pour renforcer la conformité et la durabilité du système de passation aux procédures des Bailleurs et l’IRC.

4. Étendue de la mission et tâches principales

A. Planification et Organisation

• Planifier les étapes et échéances pour la mise en place des 9 accords-cadres.
• Conduire les processus de mise en place des contrats cadre de fourniture des biens et services ;
• Publier les avis de manifestation d’intérêt, d’appel d’offres et d’attribution des marchés priorités aux Accords-Cadres ;
• Préparer les rapports d’évaluation et les soumettre pour validation au comité d’approvisionnement et à la hiérarchie priorités aux Accords-Cadres ;
• Rédiger les projets de contrat et veiller à leur signature selon les procédures IRC.
• Apporter un appui à la demande pour l’élaboration des dossiers d’appel d’offres et de consultation sous le leadership du Procurement Coordinator et de la Coordinatrice des Operations ;

B. Mise en place des accords-cadres

Le/la Consultant(e) sera responsable de la mise en place complète des accords-cadres pour les catégories suivantes :

Produits pharmaceutiques; Matériel IT et équipements informatiques ; Matériel et consommables médicaux ; Services de transit et logistique (Transitaire) ; Fournitures de bureau et papeterie ; Matériel et prestations de plomberie ; Fourniture Matériel d’électricité ; Prestation de services d’électricité. Articles non alimentaires (NFI).

Les tâches incluront:

• Réaliser une étude de marché pour les 9 catégories
• La préparation des termes de référence et dossiers d’appel d’offres (DAO) ;
• L’organisation des publications, réceptions et évaluations des offres ;
• La rédaction des rapports d’évaluation et notes d’attribution ;
• La préparation et le suivi de la signature des accords-cadres ;
• La mise en place d’un outil de suivi opérationneldes fournisseurs sous accords-cadres (tracking des délais d’expiration).

C. Suivi, conformité et archivage

• S’assurer que toutes les procédures sont conformes aux exigences de IRC et de ses bailleurs ;
• Maintenir un système d’archivage électronique et physique des dossiers de marchés ;
• Suivre l’exécution des contrats et rapports de performance des prestataires.

D. Capitalisation et partage des leçons apprises

• Tenir à chaque grande étape du processus des échanges pour capitaliser sur les leçons apprises et les bonnes pratiques au personnel logistique, administratif et technique sur les procédures d’achat et de passation conformes aux bailleurs ;

5. Livrables clés attendus

• Plan et stratégie de travail
• Réalisation de l’étude de marché
• Document de désignation du Comité d’achat
• Note sur les critères d’évaluation et méthodologie de notation
• Approbation du dossier par l’autorité compétente
• Dossier de consultation complet (AO, avis, preuve d’annonce, demande d’achat)
• Publication et communication aux fournisseurs
• Formulaire d’ouverture des offres
• Registre des offres
• Documentation des fournisseurs
• Documents de diligence raisonnable
• Rapport d’examen par échantillonnage
• Grilles de notation et rapport d’évaluation
• Procès-verbaux des réunions du Comité d’achat
• Justification d’attribution (si applicable)
• Rapport d’assurance qualité (si requis)
• Examen juridique (si requis)
• Rapport final de la consultation
• Documents contractuels
• Rapport final de mission incluant les principales réalisations, difficultés, recommandations et outils développés
• Echanges de capitalisation

6. Durée et lieu de la mission

• Durée : Six (6) mois à compter de la signature du contrat ;
• Lieu : Tchad (siège IRC et sites d’intervention selon besoins).

7. Profil et qualifications requises

• Diplôme universitaire (Bac+4 minimum) en gestion, droit, économie, ingénierie, logistique ou équivalent ;
• Minimum 5 ans d’expérience dans la passation de marchés pour ONG, bailleurs de fonds ou institutions publiques ;
• Expérience confirmée dans la mise en place d’accords-cadres et la gestion des marchés multi-bailleurs ;
• Connaissance approfondie des règles et procédures de l’AFD, de l’UE, du PRM et d’autres partenaires humanitaires ;
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion de marchés ;
• Excellente capacité de planification, de rédaction et d’analyse ;
• Rigueur, intégrité et sens élevé de la confidentialité.

8. Supervision et rapportage

Le/la Consultant(e) travaillera sous la supervision directe du Coordonnateur des Achats de IRC, et sous le leadership du Senior Operation Coordinator. Il/Elle entretiendra des relations de travail étroits avec les Chefs de Projets.
Des rapports mensuels seront soumis à sa supervision directe, en plus du rapport final validé à la fin de la mission.

9. Modalités de sélection

La sélection se fera selon la méthode de sélection de consultant individuel basée sur les qualifications, la proposition et l’expérience.

Le dossier de candidature devra comprendre :

• Une lettre de motivation.
• Un CV détaillé avec références professionnelles ;
• Les copies des diplômes et attestations d’expérience ;
• Une offre technique.

Standard of Professional Conduct: The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct. These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.

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