JOB DESCRIPTION

How you can make a difference:

El UNFPA, Fondo de Población de las Naciones Unidas es un organismo internacional que trabaja para construir un mundo donde todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todas las personas jóvenes puedan desarrollar su potencial. Es el principal organismo de la ONU que amplía las posibilidades de las mujeres y los jóvenes de tener una vida sexual y reproductiva saludable.

El objetivo de UNFPA es lograr el acceso universal a la salud sexual y reproductiva, y los derechos reproductivos con la intención de alcanzar el triple 0 de sus resultados transformadores:

• poner fin a las necesidades insatisfechas de planificación familiar;
• poner fin a las muertes maternas evitables;
• poner fin a la violencia de género y a las prácticas nocivas.

El UNFPA como parte de las acciones que implementa en el país, trabaja tanto en contextos de desarrollo como de emergencias para contribuir a la reducción de la mortalidad materna evitable, a eliminar las necesidades insatisfechas de planificación familiar, principalmente en adolescentes y jóvenes y las prácticas nocivas. Para ello acompaña al país en la implementación de políticas y programas que aseguren la cobertura y el acceso a servicios de salud sexual y reproductiva con calidad. También tiene el compromiso de trabajar con el gobierno y organizaciones de la sociedad civil en la reducción de las desigualdades de género, la prevención y atención de la violencia de género, las uniones tempranas y el embarazo adolescente, mediante el diseño e implementación de políticas y programas de prevención, atención y protección. El programa incluye compromisos de trabajo en la comprensión y atención a las dinámicas demográficas del país a nivel nacional y territorial y la generación de encuestas y estudios nacionales, así como el Censo de Población y Viviendas.

En estos contextos la oficina trabaja tanto con recursos propios como con recursos movilizados, en estrecha colaboración con socios estratégicos de gobierno y de organizaciones de la sociedad civil.

El UNFPA apoya al país en la respuesta a emergencias por huracanes y otros eventos hidrometeorológicos, procurando acompañar el sostenimiento de servicios de salud sexual y reproductiva y la atención y protección a las violencias por motivo de género en estos contextos.

The Position:

La/el Asistente Administrativo reportará directamente a la Oficial Nacional de Programa y trabajará en estrecha colaboración con los equipos de programas y de operaciones de la oficina, contrapartes y otras agencias del Sistema de NN UU para apoyar en la gestión de las actividades priorizadas en la oficina tanto en contextos de desarrollo como humanitarios. Entre sus funciones y responsabilidades se encuentran las siguientes:

• Gestionar la implementación financiera de los proyectos de respuesta a emergencias y otros según sea preciso.
• Dar seguimiento en los sistemas de UNFPA y en las plataformas de los donantes y otras que se requieran a la implementación de los recursos planificados y realizar los ajustes necesarios.
• Mantener comunicación sistemática con la oficina de compras de UNFPA y proveedores locales para implementar los procesos de adquisiciones dando seguimiento hasta el destinatario final siguiendo los procedimientos requeridos para ello.
• Proveer la información financiera pertinente para el monitoreo de la implementación de los fondos, con el fin de conocer los avances y desafíos que se vayan presentando durante la ejecución de las estrategias para realizar adquisiciones y las acciones de distribución de los suministros, con la finalidad de maximizar los recursos.
• En coordinación con las personas responsables en la Oficina, inspeccionar los insumos adquiridos previos a la distribución.
• Apoyar al equipo técnico en la elaboración de informes y en la administración de reportes en las plataformas existentes para estos fines.
• Apoyar los trámites de misiones asociadas a las implementaciones de los proyectos.
• Establecer las coordinaciones con las instituciones y organizaciones de la sociedad civil, según se requiera, para el desarrollo de las acciones.
• Realizar la preparación logística de las misiones al terreno de monitoreo, evaluación y acciones de implementación.
• Revisar las políticas y guías sobre la implementación de los fondos según requerimientos de donantes y preparar los informes de monitoreo y evaluación financieros según sean solicitados.
• Asistir al equipo en la adquisición de bienes y servicios, tareas administrativas relacionadas con las instalaciones, operaciones diarias de la oficina y cualquier apoyo logístico necesario.
• Brindar asistencia para garantizar la logística de las actividades de la oficina organizadas por el UNFPA.
• Gestionar las relaciones con los proveedores, incluyendo el seguimiento y la supervisión de su desempeño.
• Realizar otras tareas que le sean asignadas por su supervisor/a.

Qualifications and Experience:

Education:

• Nivel de Educación Secundaria concluido es requerido.
• Título Universitario en ramas de la contabilidad, finanzas, economía, administración de empresas u otros afines es un valor agregado pero no requerido.

Knowledge and Experience:

• 2 años de expriencia relevante con nivel de estudios universitarios concluidos o 5 años con nivel de educación secundaria concluido. Experiencia relevante se considerará en temas relacionados con manejo de presupuestos, contabilidad y finanzas, procesos de compras, administración de proyectos u otras actividades administrativas afines.
• Conocimiento del paquete Microsoft office.
• Habilidades en el uso de plataformas financieras, logísticas, etc.
• Habilidad de investigación por internet.
• Excelentes capacidades para la comunicación

Languages:

• Se requiere fluidez en español para la comunicación oral y escrita
• Se requiere fluidez oral y escrita del idioma Inglés

Required Competencies:

Values:

Integridad
Compromiso con el UNFPA y su mandato
Abrazando el cambio
Abrazando la diversidad cultural

Core competencies:

Lograr resultados
Ser responsable
Desarrollar y aplicar experiencia profesional
Pensar analítica y estratégicamente
Trabajar en equipos/gestionarnos a nosotros mismos y nuestras relaciones.
Comunicarse para generar impacto

Functional Competencies:

Se expresa de forma clara y eficaz, tanto oralmente como por escrito, y se comunica bien en general.
Colabora con sus compañeros para alcanzar los objetivos y destaca en el trabajo en equipo.
Define objetivos, identifica las actividades prioritarias y asigna el tiempo y los recursos de forma adecuada.
Asume la responsabilidad de todas sus funciones, cumple sus compromisos y demuestra un alto grado de responsabilidad

Compensation and Benefits:

This position offers an attractive remuneration package including leave days, health insurance and additional remuneration for pensions and social security obligations.

UNFPA Work Environment:

UNFPA provides a work environment that reflects the values of gender equality, diversity, integrity and healthy work-life balance. We are committed to ensuring gender parity in the organization and therefore encourage women to apply. Individuals from the LGBTQIA+ community, minority ethnic groups, indigenous populations, persons with disabilities, and other underrepresented groups are highly encouraged to apply. Reasonable accommodation may be provided to applicants with disabilities upon request, to support their participation in the recruitment process. UNFPA promotes equal opportunities in terms of appointment, training, compensation and selection for all regardless of personal characteristics and dimensions of diversity. Diversity, Equity and Inclusion is at the heart of UNFPA”s workforce – click here to learn more.

Disclaimer:

Selection and engagement of LSC personnel may be subject to background and reference checks, medical clearance and other administrative requirements.

UNFPA does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or selection process and does not concern itself with information on applicants” bank accounts.