JOB DESCRIPTION

PATH current employees – please log in and apply Here

PATH is a global nonprofit dedicated to achieving health equity. With more than 40 years of experience forging multisector partnerships and with expertise in science, economics, technology, advocacy, and dozens of other specialties, PATH develops and scales up innovative solutions to the world’s most pressing heath challenges.

English translation below.

Le programme Paludisme et Maladies Tropicales Négligées de PATH est un leader dans l’effort visant à mettre fin aux maladies et décès dus au paludisme, affine et développe des outils et approches, investit dans les programmes nationaux et construit des données pour permettre aux gouvernements nationaux de poursuivre l’élimination du paludisme.

PATH possède une expertise et une expérience inégalées dans le développement de nouveaux outils et stratégies pour l’élimination du paludisme et a le potentiel de devenir un leader reconnu pour accélérer les efforts vers l’élimination et l’éradication mondiale du paludisme. Le Centre PATH pour le Contrôle et l’Élimination du Paludisme (CMCE) travaille avec le personnel de PATH et des partenaires stratégiques pour coordonner l’expertise et la programmation et maximiser notre impact collectif vers l’élimination du paludisme.

PATH recherche un(e) Assistant(e) de Programme pour le projet mondial REACH Malaria financé par le gouvernement américain. REACH vise à fournir des services de soutien à la mise en œuvre et une assistance technique aux pays afin d’accélérer les progrès dans la prestation complète de services de paludisme en établissement et en communauté, y compris la prise en charge des cas, la prévention du paludisme chez la femme enceinte (MiP), la chimio-prévention saisonnière (SMC), le renforcement des systèmes de santé, la collecte et l’utilisation des données pour la prestation de services, et d’autres interventions de prévention.

L’Assistant(e) de Programme relèvera du Responsable Financier et apportera un soutien logistique et administratif pour aider à introduire et mettre en œuvre les services de soutien au paludisme, et coordonnera avec les ministères de la santé concernés, les équipes techniques PATH et d’autres partenaires.

Responsabilités:

• Travailler en étroite collaboration avec le programme Paludisme PATH et le point focal administratif du ministère de la Santé pour assister et fournir un appui technique lors d’événements/ réunions planifiés ou non.
• Collaborer avec l’équipe financière et programme pour soutenir la mise en œuvre des projets selon le plan de travail.
• Aider à la préparation des documents financiers en conformité avec les politiques PATH.
• Participer aux activités lors des réunions (organisation, prise de notes, suivi).
• Planifier et coordonner toute la logistique des ateliers, réunions, missions terrain.
• Élaborer des budgets détaillés ; préparer des rapports financiers pour les activités.
• Initier les paiements dans BusinessWorld et assurer le suivi avec la comptabilité.
• S’assurer que toutes les transactions sont correctement codées.
• Coordonner avec les équipes projet pour assurer la bonne gestion administrative.
• Travailler avec l’équipe achats pour coordonner les achats.
• Organiser les déplacements des membres/consultants ; suivre les plannings voyages.
• Soutenir le développement/mise en œuvre des systèmes de gestion de projet.
• Participer au suivi opérationnel des tâches clés du projet.
• Participer au développement de programmes, rédaction de propositions, budgétisation.
• Soutenir l’équipe financière pour l’inventaire du projet.
• Servir d’appui/remplaçant(e) pour d’autres assistants.
• Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur.

Compétences et expérience requises:

• Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, Outlook

• Diplôme en comptabilité, gestion, administration ou domaine connexe avec au moins 3 ans d’expérience
• Capacité à travailler en équipe multi-sites avec supervision minimale, proactivité et capacité à résoudre les problèmes et de travailler efficacement dans le respect des délais
• Excellente attention aux détails, axé(e) sur les résultats, adaptabilité
• Solides compétences interpersonnelles, rédactionnelles et organisationnelles
• Capacité à organiser des événements pour grands groupes/invités internationaux
• Gestion efficace du temps, autonomie dans le travail
• Expérience préalable en ONG internationale et/ou bailleurs de fonds est souhaitée
• Maîtrise écrite/orale de l’anglais et du français requise
• Disponibilité à voyager

——————————————————————————————————————————-

PATH”s Malaria, Neglected Tropical Diseases program is a leader in the effort to end malaria illnesses and deaths, refines and develops tools and approaches, invests in national programs, and builds data to empower national governments to pursue malaria elimination.

PATH has unparalleled expertise and experience in the development of new tools and strategies for malaria elimination and has the potential to become an acknowledged leader in accelerating efforts towards malaria elimination and global eradication.  PATH’s Center for Malaria Control and Elimination (CMCE) workings with PATH staff and strategic partners to coordinate expertise and programming and maximize our collective impact toward malaria elimination.

PATH seeks a Program Assistant for the USG-funded Reaching every at-risk community and household with malaria services (REACH Malaria) global project. REACH aims to provide implementation support services and technical assistance to countries to accelerate progress in comprehensive delivery of facility and community-based malaria services, including malaria case management, prevention of malaria in pregnancy (MiP), seasonal malaria chemoprevention (SMC), health systems strengthening, data collection and use for service delivery, and other malaria prevention interventions.

The Program Assistant will report to the Finance Manager and will provide logistical and administrative support to help introduce and implement malaria support services, and coordinate with relevant ministries of health, PATH technical teams and other implementing partners.

Responsibilities:

• Work closely with PATH Malaria Program and Ministry of Health program administrative focal point to assist and provide technical support for planned and unplanned events and meetings.

• Collaborate with finance and program team to provide support in the implementation of projects as defined in the work plan.

• Assist the program and finance teams in preparing documentation of financial transactions ensuring compliance with PATH policies.

• Participate in activities during and after meetings, such as setting up conferences and online calls, taking minutes, and assisting with follow-up activities.

• Assist in planning and coordinating the full range of logistics for workshops, meetings, and fieldwork exercises.

• Develop detailed budgets for activities; prepare financial reports for workshops, meetings, and fieldwork exercises.

• Initiate payment processes in BusinessWorld and follow up with the accounting team to ensure that vendor invoices are paid in a timely manner.

• Ensure that all financial transactions are properly coded and charged to the correct project codes.

• Coordinate with project teams to ensure smooth coordination of administrative tasks.

• Work closely with the procurement team to coordinate the purchase of project services and supplies.

• Coordinate travel arrangements for team members and consultants; Monitor team member travel schedules, including support for changing arrangements during travel and follow-up activities such as reimbursement requests.

• Support the development and implementation of project management systems to coordinate, track, analyze, and report progress on all project-related activities.

• Participate in the process of monitoring the implementation of key project tasks and recommendations, with a focus on operational aspects.

• Participate in program development, proposal writing, and budgeting as required.

• Provide support to the finance team to ensure the accuracy of the inventory of the project.

• Serve as back-up and resource person for other program assistants.

• Perform any other relevant duties as may be assigned by the supervisor from time to time.

Required skills and experience:

• Degree in Accounting, Management, Business Administration, or related field with at least 3 years of experience

• Ability to work in multi-site project team with minimal supervision, including demonstrated history of being a proactive problem solver who can work effectively under deadlines

• Excellent attention to detail and results focused while able to adapt to changing priorities

• Strong interpersonal and organizational skills

• Ability to organize and implement events for large groups and international guests

• Excellent and demonstrable organization, communication, and writing skills

• Ability to manage time efficiently and work independently

• Experience working with International NGOs and donors is preferred

• Fluency in written and oral English and French is required

• Ability and willingness to travel

• Proficiency in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.