Seit 2021 berät und unterstützt die Stabilisation Platform (SPF) der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) das Auswärtige Amt (AA) in seinem sicherheitspolitischen und Stabilisierungsengagement weltweit. Das Programm Monitoring Außenpolitischer Stabilisierungskontexte (MASK) unterstützt bei maßgeschneiderten Analyseverfahren und –instrumenten für die Umsetzung des Stabilisierungsportfolios in fragilen Kontexten im Nahen und Mittleren Osten sowie Afrika.

• Unterstützung bei kaufmännischen, administrativen und organisatorischen Prozessen, einschließlich kleinerer Beschaffungen, Kleinverträgen bis 20.000 EUR, Inventarführung sowie Büromanagement
• Administrative und organisatorische Unterstützung bei Veranstaltungen einschließlich Raumbuchungen, Logistik und Catering
• Koordinierung und Organisation von Aufgaben, Terminen, Dienstreisen, Abwesenheiten und Korrespondenz
• Wissensmanagement und Dokumentation, insbes. Management vorhabenbezogener Dokumente im derzeitigen Dokumenten-Management-System, SharePoint und zukünftigen Ablagesystem „Records Management System“
• Unterstützung des Informations- und Wissensmanagements des Vorhabens, einschließlich Dokumentation von Gesprächen / Protokollführung
• Sekretariatsaufgaben für das Vorhaben und zentrale Prozesse
• Eingabe und Pflege der Projektdaten in den IT-Systemen (SAP-PBS)
• Enge Abstimmung, Unterstützung und gegenseitige Vertretung mit Office Management des Steuerungsvorhabens in Berlin und Verwaltungssachbearbeiter:in des Mediation Support Projects in Eschborn

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, entsprechende Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung / Studienabschluss (B.A.)
• Einschlägige Berufserfahrung im Bereich (Verwaltungs-) Sachbearbeitung / Office Management / Assistenz / Sekretariat
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und Zuverlässigkeit
• Selbständige, gut strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise
• Interesse am Themenkomplex Digitalisierung
• Sehr gute Microsoft 365 und SAP-PBS Kenntnisse sowie Erfahrungen mit und Affinität zu digitalen Instrumenten; Erfahrungen mit Dokumentenmanagementsystemen wünschenswert
• Verhandlungssichere Deutsch- (C2) und fließende Englischkenntnisse (C1)
• Freude an enger Zusammenarbeit in einem großartigen Team zu spannenden, außenpolitischen Themen inklusive Möglichkeiten zu fachlicher Zuarbeit / Einblicken

Diese Position ist für eine Besetzung mit 50 % der tarifvertraglich vereinbarten Arbeitszeit vorgesehen

Bereitschaft zu Dienstreisen innerhalb Deutschland (Berlin / Eschborn).

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