ANTECEDENTES Y PROPOSITO DE LA ASIGNACION:
El/la titular del puesto de trabajo deberá asumir la responsabilidad de completar los procesos y actividades administrativas, interpretando e implementando las normas oficiales del Programa Mundial de Alimentos, asegurando el cumplimiento de las mismas en forma organizada, responsable, puntual y con calidad.
RESPONSABILIDADES:
Bajo la supervisión directa del/la Jefe del área de Administración, y bajo la supervisión general del/la Oficial Internacional de Finanzas y Administración, el/la titular cumplirá con la responsabilidad de asistir en lo pertinente a los procesos administrativos del PMA, siendo responsable de:
1. Registro de correspondencia y registro de facturas en ITS.
2. Revisión y certificación de documentación para pagos a proveedores, asegurando el cumplimiento de las condiciones contractuales, el trámite de exoneraciones y pago oportuno.
3. Atención de visitas y planta telefónica en la Recepción del PMA, asegurando una comunicación efectiva con los proveedores de servicios o productos.
4. Coordinación de conductores y personal de mensajería para atender solicitudes diarias de traslados y gestiones administrativas.
5. Revisión y actualización del Booking hub.
6. Coordinación de envíos a oficinas por Courier nacional e Internacional.
7. Responder a solicitudes y envíos de suministros de oficina, llantas y baterías según requerimientos
8. Envío de exoneraciones originales a los proveedores de servicios a nivel Nacional.
9. Coordinación de reservas de sala de reuniones.
10. Responsable de mantener actualizados y en orden los archivos de los procesos administrativos tanto en forma electrónica como en duro.
11. Apoyar en otras tareas administrativas según se estime necesario o cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea asignada por su supervisor(a) inmediato(a).
EXPERIENCIA REQUERIDA:
Educación: Secundaria completa. Deseables estudios superiores en el área de Administración o afines.
Experiencia: Al menos 4 años de experiencia en trabajos administrativos y/o conocimiento de políticas administrativas PMA, lo cual es deseable pero no excluyente. Capacidad demostrada para llevar a cabo todas las actividades administrativas ordinarias de conformidad con las normas operativas del PMA mediante el trabajo diario.
Conocimientos y Habilidades: Manejo de MS Office.
Idiomas: Fluidez oral y escrita en el idioma español. Deseado idioma inglés a nivel laboral para comprensión de plataformas, lectura de correos y materiales oficiales.
TITULO DEL PUESTO: Asistente Temporal de Administración
TIPO DE CONTRATO: Acuerdos de Servicios Especiales SSA4
UNIDAD/DIVISION: Administración
ESTACION DE TRABAJO (Ciudad/País): Tegucigalpa, Honduras
DURACION: 3 meses