Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM), est une organisation humanitaire très prestigieuse, réputée et la plus grande au monde. Elle opère dans plus de 120 pays et territoires, elle apporte une aide vitale en cas d’urgence, ouvre la voie à la paix, à la stabilité et à la prospérité pour les personnes qui se remettent des conflits, des catastrophes, de l’impact du changement climatique et soutient par des moyens de subsistance durables et résilients pour un monde sans faim.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Le PAM s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d’origine nationale, d’origine ethnique ou sociale, d’informations génétiques, de sexe, d’identité et/ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, de religion, de croyance, de statut VIH/SIDA ou d’handicap.

Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et de professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires.

La sélection du personnel se fait sur une base compétitive et nous nous engageons à promouvoir la diversité et la parité hommes-femmes. Les candidates et les candidats qualifiés des pays en développement sont particulièrement encouragés à postuler. Le PAM a une tolérance zéro à l’égard de la discrimination et ne pratique aucune discrimination fondée sur le statut VIH/SIDA.

�Titre de l’emploi: Assistant.e de Gestion

📢Nombre de postes: 01

✨Type de contrat: Contrat de Service (SC)

📍 Grade: SC4

📧Durée: 12 mois

✅Unité/Division: Finance

📌Lieu d ’Affectation: Bangui – Centrafrique

⏰Date limite de dépôt des dossiers de candidature: 19/05/2024.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

L’Assistant.e de gestion aura sous ses responsabilités, en plus des termes de références génériques, les attributions suivantes liées a la gestion de ITS:

1. Assure le upload dans ITS de toutes les factures reçus dans l’adresse électrique des factures.
2. Réceptionner les factures physiques et les numériser et assurer ensuite le upload dans ITS via l’adresse car.accountpayables@wfp.org. Assurer de passer au peigne fin toutes les communications reçues dans ladite adresse.
3. Assurer le dispache dans ITS de chaque facture reçue auprès des unités concernées pour traitement
4. Suivre les factures en retard de traitement (pour rappel) auprès des unités concernes.
5. Produire un rapport hebdomadaire et mensuel pour chaque unité sur le statut de ses factures et les actions attendues par finances
6. Alerter Finance pour toutes les factures approuvées non encore payées, celles à rejetées mais non encore supprimées de ITS
7. Produire les correspondances adressées aux les vendors sur instruction du chef d’unité ou du OIC.
8. Assurer la circulation des documents pour la collecte des signatures et spécialement les chèques auprès des signataires autorisés.
9. Assurer le classement physiques et électroniques des documents et correspondances entrants et sortants.
10. Faire un suivi bi-hebdomadaire et un rapprochement mensuel des factures et présenter le rapport mensuel global de CAR.
11. Répondre à toutes les questions des unités requérantes relatives au statut des factures et référer à qui de droit pour le traitement.
12. Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
13. Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standard pour contribuer à l’élaboration de documents précis.
14. Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s’assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.
15. Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail.
16. Prendre la responsabilité de l’intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables.
17. Donner des orientations sur les méthodes et les pratiques courantes d’aide à la gestion aux collègues moins expérimentés pour s’assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises.
18. Travailler avec des personnes d’horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion au personnel.
19. Rassembler et traiter l’information, y compris le partage de celle-ci pour soutenir la production de documents standards et rapports de l’unité Finance, pour permettre la prise de décision et la gestion efficace des ressources.
20. Gérer et tenir à jour les documents papier et électroniques relatifs à ses responsabilités conformément aux procédures établies, pour assurer un accès rapide et facile aux données selon les besoins.
21. Entreprendre des recherches et effectuer des analyses des données de base afin de contribuer à la fourniture des informations précises et à la gestion efficace des ressources.
22. Être un premier point de contact pour les demandes internes, afin de faciliter la fourniture des services pour la résolution efficaces et efficients des problèmes quotidiens.
23. Contribuer par des avis et considérations aux méthodes et pratiques de routine dans son propre domaine de travail (domaines de responsabilité), afin de soutenir l’amélioration des services fournis par l’unité.

PROFIL ET QUALIFICATIONS

• Education: Niveau d’études secondaires appuyé par un diplôme universitaire de niveau BAC + 2 dans le domaine de l’Administration, Gestion, Logistique et domaines similaires.
• Expérience: Plus de 03 années d’expériences professionnelles dans les domaines suivant : Finance, Administration, Logistique ou domaines similaires.
• Connaissances et competences: Maitrise des outils informatiques tels que les systèmes d’exploitation Windows 7, les logiciels Microsoft office 2013, les navigateurs Internet Explorer, Google Chrome ou Mozilla Firefox. SAP. Maitrise des systèmes du PAM tels que WINGS II, ITS, SAP/ERP serait un atout…
• Langues: Bonnes expressions orale et écrite en français et en anglais.
• Competénces souhaités: Capable de travailler sous pression; Capable d’anticiper et de proposer des solutions alternatives aux clients; Avoir de l’expérience dans la gestion des factures avec les compagnies aériennes ou les agences de voyages serait un atout; Bonne communication à l’interne et à l’externe; Bonne connaissance du système des Nations Unies.

Le PAM (Programme Alimentaire Mondial) est dédié à promouvoir la diversité, l’équité et l’inclusion. Notre processus de recrutement est conçu de manière inclusive pour accueillir les candidats de tous les horizons, célébrant la diversité et l’inclusion assurant un environnement respectueux pour tous. Nous visons un parcours de recrutement accessible et équitable. Si vous avez besoin d’aménagements raisonnables ou si vous avez des préoccupations en matière d’accessibilité, veuillez nous contacter en toute confidentialité à global.inclusion@wfp.org. Notre équipe DEI est là pour garantir votre participation pleine et entière à notre processus de recrutement.

Pour en savoir plus sur le PAM, visitez notre site Web : UN World Food Programme (WFP) et suivez-nous sur les réseaux sociaux pour rester informé de nos dernières actualités : YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter. Toutes les décisions d’emploi sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à fournir un environnement de travail inclusif, exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcelement, de harcelement sexuel et abus d’autorite. Par consequent tous les candidats selectionnes seront soumis a une verification rigureuse de leurs eferences et de leurs antecedents.