ASSISTANTE AU SERVICE DES RÉUNIONS
JOB DETAIL
Organisation et établissement de rapports
La Commission économique et sociale des Nations Unies pour l’Asie et le Pacifique (CESAP) a pour mandat de promouvoir un développement durable et inclusif et la connectivité régionale dans la région Asie-Pacifique. Le rôle de la CESAP en tant qu’organe de développement régional du Secrétariat des Nations Unies est d’aider ses membres en effectuant des recherches et des analyses orientées vers les politiques, en fournissant un appui normatif, une assistance technique et un renforcement des capacités, afin de répondre aux priorités de développement et aux besoins changeants de la région Asie-Pacifique. Ce poste est à pourvoir au sein de l’Unité de gestion des conférences de la Section des conférences et des services généraux, au sein de la Division de l’administration. Le titulaire relève de l’assistant aux services de réunions (superviseur de l’équipe d’appui aux conférences).
Responsabilités
Français Sous la supervision directe de l’assistant aux services de réunions (superviseur) et la supervision générale du chef de l’unité de gestion des conférences, le titulaire est tenu d’exécuter les fonctions suivantes : • Servir de point focal entre les clients et le prestataire de services d’impression en veillant à la soumission et à la livraison des œuvres d’art correctes en temps opportun, à l’installation et au démontage des expositions et de tous les documents imprimés conformément aux directives établies, et à la fourniture d’un soutien administratif. • Maintenir et mettre à jour les bases de données internes sur les services de réunion, en particulier en ce qui concerne le soutien logistique. • Aider à la préparation des plans de salle et des dossiers pour chaque réunion programmée, y compris les dispositions spéciales pour les tables rondes, la signature de protocoles d’accord et tout autre événement spécial. • Aider à la préparation de la liste préliminaire et à l’annotation des points de l’ordre du jour, de la liste des participants et des documents quotidiens concernant le déroulement des comités et des réunions/conférences. • Aide au processus de vote et d’élection en distribuant et en collectant les bulletins de vote et en préparant le dépouillement des schémas de vote. • S’assurer que les rapports des comités et des réunions/conférences sont conformes aux normes des documents de l’ONU et coordonner avec le bureau de contrôle des documents la reproduction des rapports. • Préparer le plan d’étage des sièges conformément aux exigences des réunions et au protocole de l’ONU. • Assurer une production et une gestion efficaces des plaques signalétiques des salles de conférence et de réunion. • Préparer les comités et les réunions/conférences qui se tiendront hors du Siège, d’autres bureaux de l’ONU ou des commissions régionales, coordonner avec les bureaux organiques et préparer les estimations de coûts. • Rédiger la correspondance courante pour signature. • Tenir à jour l’inventaire du matériel d’appui aux conférences, en veillant à son utilisation, à son entretien et à son stockage efficaces. • Tenir à jour le système de classement et de référence des procédures et des documents de référence pour les comités et les réunions/conférences. • Répondre aux demandes de renseignements des délégations et du Secrétariat. • Remplacer, selon les besoins, les cadres supérieurs responsables des réservations de salles et de la distribution électronique du programme quotidien des réunions. • Fournir des conseils/formations, selon les besoins, aux assistants temporaires et au personnel subalterne. • Aider à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données et des rapports pour le partage d’informations, répondre aux demandes de renseignements, gérer les connaissances, planifier et prendre des décisions. • Aider à la collecte et à la vérification des factures et à la gestion du traitement des paiements. • Aide à la visualisation et à la mise à jour de documents d’information tels que des pages Web ou des brochures. • Effectue d’autres tâches selon les besoins.
Compétences
Professionnalisme : Connaissance des politiques, procédures et pratiques de l’Organisation en matière de conférences. Capacité de rechercher, de sélectionner, d’organiser et de résumer les informations nécessaires à la préparation des réunions. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention de résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. Capacité d’effectuer des analyses, des modélisations et des interprétations de données à l’appui de la prise de décisions. Communication : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier les choses et manifeste un intérêt pour la communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format en fonction du public ; fait preuve d’ouverture dans le partage de l’information et tient les gens informés. Travail d’équipe : Travaille en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite les contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres; est prêt à apprendre des autres; place l’agenda de l’équipe avant son agenda personnel; soutient et agit en accord avec la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la coresponsabilité des lacunes de l’équipe.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis. Un diplôme universitaire de premier cycle peut être accepté à la place des deux années d’expérience requises.
Emploi – Qualification spécifique
Pas disponible.
Expérience professionnelle
Au moins cinq années (ou trois années si titulaire d’un diplôme universitaire de premier cycle) d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine de l’appui aux conférences, de l’information publique, des relations publiques, du design ou dans des domaines connexes sont requises. Une année ou plus d’expérience dans la gestion de conférences et/ou d’expositions internationales est requise. Une année ou plus d’expérience dans l’analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable. Une expérience de travail avec un logiciel de planification des ressources de l’entreprise est souhaitable. Une expérience au sein du système commun des Nations Unies ou dans des organisations internationales similaires à celles du système commun des Nations Unies est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais est indispensable. La maîtrise du thaï est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.
Évaluation
Les candidats qualifiés peuvent être évalués au moyen d’un entretien basé sur les compétences et/ou d’autres méthodes d’évaluation.
Avis spécial
Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la disposition 4.4 du Règlement du personnel de l’ONU. Les candidats aux postes de la catégorie des services généraux et des catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour l’ONU dans le lieu d’affectation où le poste est situé. Les candidats admissibles sélectionnés en dehors du lieu d’affectation doivent prendre en charge toutes les dépenses liées à leur réinstallation dans le lieu d’affectation. Les fonctionnaires soumis au recrutement local ne peuvent pas bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. Les candidats aux postes de la catégorie des services généraux et des catégories apparentées peuvent postuler et être pris en considération pour les postes recrutés localement quel que soit leur lieu d’affectation actuel (y compris les fonctionnaires en poste dans d’autres lieux d’affectation), à condition qu’ils soient disponibles localement au moment de leur nomination. Ils doivent être autorisés à travailler dans le pays, quel que soit leur lieu de résidence au moment de la candidature à l’offre d’emploi. À l’ONU, la considération primordiale lors du recrutement et de l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions d’embauche sont prises sur la base des qualifications et des besoins de l’Organisation. L’ONU s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L’Organisation des Nations Unies recrute et emploie du personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, de religion, d’origine culturelle et ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsque cela est demandé et indiqué dans la candidature. Les candidats qui passent avec succès un processus de recrutement compétitif et sont recommandés pour la sélection et/ou l’inclusion dans la liste de candidats pré-approuvés pour des ouvertures de poste ultérieures au même niveau et avec des fonctions similaires peuvent avoir leurs informations de candidature et leur statut de liste partagés avec d’autres organisations des Nations Unies. Ces candidats peuvent être contactés par d’autres organisations des Nations Unies pour des ouvertures de poste similaires, sous réserve de la confirmation de leur intérêt. Le placement sur la liste ne garantit pas une sélection future. Ce poste est financé par des ressources extrabudgétaires. La nomination initiale est pour une période d’un an. La prolongation de la nomination est soumise à des performances satisfaisantes et à la disponibilité des fonds.
Considérations des Nations Unies
Conformément au paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’abus ou de harcèlement sexuels, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L’expression « abus sexuel » désigne toute atteinte physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou toute menace d’atteinte sexuelle. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on peut raisonnablement attendre ou qui peut être perçu comme offensant ou humiliant, lorsqu’un tel comportement entrave le bon déroulement du travail, est présenté comme une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité du comportement justifie la résiliation de la relation de travail de son auteur. Les candidats qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent être retenus. Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions d’égalité, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeur. Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats handicapés qui en font la demande, afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut les affecter à l’une quelconque des activités ou à l’un quelconque des bureaux de l’Organisation des Nations Unies conformément à l’article 1.2 c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires de la catégorie des administrateurs et fonctionnaires de rang supérieur jusqu’au niveau D-2 inclus et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus de se déplacer périodiquement pour exercer des fonctions dans différents lieux d’affectation, dans les conditions établies dans la circulaire ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu’elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les postes vacants spécifiques et ne s’applique pas aux postes temporaires. Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira et à se référer au Guide du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la rubrique « Aide » de la page d’accueil du titulaire du compte Inspira.L’évaluation des candidatures sera menée sur la base des informations soumises dans le dossier de candidature conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux lois internes applicables des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans Inspira pour que leur candidature soit prise en considération pour l’avis de vacance de poste en cours. Aucune modification, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apportée aux candidatures qui ont été soumises. Les candidats dont la candidature est sérieusement envisagée seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans leur candidature. Les offres d’emploi publiées sur le Portail des carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
Sans frais
LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT AUCUN FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DOSSIER, ENTRETIEN, TRAITEMENT OU FORMATION). LES NATIONS UNIES NE S’OCCUPERONT PAS DES INFORMATIONS RELATIVES AUX COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.
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