Location:

Palmira, Colombia
Salary:

negotiable / YEAR
Job type:

FULL_TIME
Posted:

4 weeks ago
Category:

Management and Strategy
Deadline:

23/09/2024

JOB DESCRIPTION

À propos du poste

L’objectif principal de ce poste est d’assurer un soutien administratif efficace au Bureau du Directeur général adjoint – ADG et à ses sous-unités. De plus, l’analyste administratif sera chargé d’apporter son aide sur les questions logistiques et opérationnelles, en collaboration avec les bureaux de soutien et les collaborateurs de l’Alliance Bioversity-CIAT dans les différentes régions.

Le poste sera basé au centre d’opérations des Amériques, situé sur le campus de Palmira, en Colombie.

Principales responsabilités

Coordonner et superviser les activités administratives du bureau de l’ADG et de ses sous-unités, en assurant un fonctionnement fluide et un suivi rapide de toutes les questions.

Organiser l’ordre du jour de l’ADG, en assurant la priorisation stratégique et la livraison rapide des réponses aux réunions, à l’exécution du budget, aux approbations et à d’autres questions clés.

Coordonner les préparatifs de voyage, y compris les réservations de vols, les assurances, les exigences de visa et les cas urgents, en garantissant une exécution fluide et des remboursements rapides.

Suivre et contrôler l’exécution du budget du Fonds des activités stratégiques, en fournissant des mises à jour et des rapports selon les besoins.

Superviser les budgets des unités liés aux voyages, aux événements, aux services et aux contrats, en garantissant un suivi précis et la conformité budgétaire.

Organiser la logistique pour les visiteurs du bureau et assurer des dispositions d’accueil adéquates.

Aider à l’organisation d’événements clés pour le bureau de l’ADG, en coordonnant la logistique, les participants et d’autres détails liés à l’événement.

Gérer les contrats de consultation, en assurant la bonne coordination des accords, le suivi des rapports et la documentation des dépenses.

Soutenir les processus de recrutement en rassemblant la documentation et les informations requises selon les besoins.

Fournir des rapports réguliers à l’ADG sur les questions administratives, l’exécution du budget et les projets en cours.

Contribuer à l’efficience et à l’efficacité du bureau en garantissant des processus rationalisés et en fournissant des informations administratives stratégiques

Exigences

Baccalauréat en administration des affaires, économie, comptabilité, finances et domaines connexes.

Expérience minimale de 3 à 5 ans en procédures de soutien administratif et service à la clientèle.

Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, en particulier Excel.

Niveau d’anglais avancé (oral et écrit courant).

Compétences

Excellentes compétences en communication, tant écrite qu’orale, en anglais et en espagnol.

Solides compétences interpersonnelles, avec une capacité démontrée à établir et à entretenir des relations de travail productives avec des collègues et des intervenants externes.

Compétences exceptionnelles en matière d’organisation et de planification, avec souci du détail.

Compétences en résolution de problèmes, avec la capacité d’identifier et de mettre en œuvre des solutions efficaces en temps opportun.

Capacité démontrée à travailler de manière autonome et au sein d’une équipe diversifiée et multiculturelle

Avantages

Conditions d’emploi

Il s’agit d’un poste recruté au niveau national et placé au niveau BG07, sur une échelle de 14 niveaux, le niveau 14 étant le plus élevé. Il s’agit d’une recherche de ressortissant colombien et sera gérée par le biais d’un contrat à durée déterminée d’une période d’un (1) an, soumis à une période probatoire conformément à la législation locale, et renouvelable en fonction des performances et de la disponibilité des ressources. L’Alliance of Bioversity International – CIAT offre un environnement de recherche multiculturel et universitaire, avec des salaires compétitifs et d’excellents avantages.

Nous sommes une institution qui croit que la diversité contribue à l’excellence, qui prône l’égalité des chances en matière d’emploi et qui ne fait donc aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’identité, l’orientation sexuelle, la nationalité, l’origine ethnique, l’âge, l’état matrimonial ou toute autre caractéristique personnelle de ses employés ou candidats à un poste.

Applications

Les candidatures doivent être soumises via le lien suivant : Analyste Senior – Directeur Général Associé (zohorecruit.eu)

Date limite de candidature : 23 septembre 2024

Pour en savoir plus sur nous, rendez-vous sur :

Carrières | Alliance Bioversity International – CIAT (alliancebioversityciat.org)