ADJOINTE ADMINISTRATIVE
JOB DETAIL
Organisation et établissement de rapports
Le poste est à pourvoir au bureau de Jammu du Groupe d’observateurs militaires des Nations Unies en Inde et au Pakistan (UNMOGIP). L’assistant administratif exerce ses fonctions sous la supervision directe de l’assistant administratif principal et sous la supervision générale du chef de la section de la chaîne d’approvisionnement et de la prestation de services.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant administratif sera responsable des tâches suivantes : • Assister le soutien à la mission dans toutes les questions administratives concernant les opérations globales. • Coordonner étroitement avec les unités de service et assurer fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne au siège et sur le terrain. • Agir en tant que gardien du compte de petite caisse à la station de terrain de Jammu. • Superviser les cuisiniers/nettoyeurs et les jardiniers en supervisant leur travail, en les conseillant et en s’assurant qu’ils s’acquittent de leurs tâches de manière efficace et efficiente. • Soutenir le personnel civil qui se rend du côté indien en coordination avec l’O/CMS, l’assistant administratif principal et les collègues militaires. • Aider à organiser les voyages, les réservations d’hôtel, les cartes d’identité et autres documents selon les besoins. • Fournir des conseils et des orientations au personnel concernant les procédures, processus et pratiques administratives. • Rédiger la correspondance courante. Tenir à jour les dossiers des règles, règlements, instructions administratives, SOP et autres documents connexes. Tenir à jour les dossiers des unités de travail (copies papier et électroniques dans le système). • Aider à identifier et à répondre aux exigences présentées au soutien à la mission par les observateurs militaires des Nations Unies dans les stations de terrain. • Aide à superviser l’exécution des contrats dans toutes les stations de terrain, c’est-à-dire les contrats de location, de carburant et de nettoyage, etc. • Aide à la vérification régulière des actifs, à l’inventaire des fournitures, etc. • Aide à la gestion des véhicules/de la flotte dans les stations de terrain et coordonne le passage des véhicules pour l’entretien. • Installation et entretien régulier des détecteurs de fumée, configuration de la vidéosurveillance, de l’équipement électrique et d’autres améliorations de sécurité à la station de terrain de Jammu pour améliorer la sécurité et la sûreté du personnel de l’ONU. • Sur les instructions du superviseur, visiter d’autres stations de terrain pour coordonner l’entretien et les réparations d’équipements tels que les climatiseurs, les geysers, les générateurs et les installations électriques, etc. • Surveille pour assurer le bon entretien des stations de terrain. • Soutient la réception et la distribution des FDS, la consolidation des déchets, la récupération des actifs destinés à la radiation et à l’élimination. • Exécute d’autres tâches administratives connexes selon les besoins, par exemple le suivi des comptes et le paiement des fournisseurs et des entrepreneurs individuels pour les services ; la planification de l’espace physique ; l’identification des besoins en technologie de bureau et la maintenance de l’équipement, des logiciels et des systèmes ; et l’organisation des dispositions logistiques pour le personnel civil et militaire. • Accomplit d’autres tâches selon les besoins.
Compétences
Professionnalisme : Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assume la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail. Communication : Parle et écrit clairement et efficacement. Écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée. Pose des questions pour clarifier les choses et manifeste un intérêt pour la communication bidirectionnelle. Adapte le langage, le ton, le style et le format à l’auditoire. Fait preuve d’ouverture dans le partage de l’information et tient les gens informés. Responsabilité : Assume toutes ses responsabilités et honore ses engagements. Livre les résultats dont il a la responsabilité dans les délais, au coût et aux normes de qualité prescrits. Agit en conformité avec les règlements et les règles de l’organisation. Soutient ses subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des tâches qui lui sont déléguées. Assume la responsabilité personnelle de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail, le cas échéant. Orientation client : Considère tous ceux à qui il fournit des services comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients. Établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Identifie les besoins des clients et leur propose des solutions appropriées. Surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes. Tient les clients informés des progrès ou des échecs des projets. Respecte les délais de livraison des produits ou des services au client. Travail en équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation. Sollicite des contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres. Place l’ordre du jour de l’équipe avant son ordre du jour personnel. Soutient et agit en accord avec la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa position. Partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Une connaissance pratique des outils Microsoft Office tels que MS Word et MS Excel est requise.
Expérience professionnelle
Au moins cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des services administratifs sont requises. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à trois (3) pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle ou supérieur. Une expérience dans la fourniture d’un soutien dans les domaines de la gestion du calendrier et dans la planification et l’organisation de voyages pour des visites sur le terrain dans des contextes opérationnels est souhaitable. Une expérience dans l’utilisation d’outils de planification des ressources de l’entreprise (ERP), par exemple SAP, est souhaitable. Une expérience au sein du système commun des Nations Unies ou d’une organisation internationale comparable est souhaitable. Des connaissances techniques en matière de maintenance d’équipements électriques, par exemple de climatiseurs, de geysers, d’installations électriques, etc. sont souhaitables.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais est indispensable ; la connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la disposition 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Les candidats aux postes de la catégorie des services généraux et des catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour les Nations Unies dans le lieu d’affectation où le poste est situé. Les candidats éligibles sélectionnés en dehors du lieu d’affectation sont responsables de toutes les dépenses liées à leur réinstallation dans le lieu d’affectation. Les membres du personnel soumis au recrutement local ne sont pas éligibles aux indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. Avertissement : “Le Secrétariat de l’ONU offre des chances égales à tous les candidats qualifiés, hommes et femmes, y compris les candidats handicapés. L’ONU s’engage à assurer la diversité de son effectif en termes de sexe, de nationalité et de culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité. L’ONU ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, toute forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification des références et des antécédents.”
JOBS YOU WILL LOVE
