Asistente Administrativa/o
JOB DETAIL
El PNUD está comprometido con lograr la diversidad de su personal en términos de género, nacionalidad y cultura. Se alienta por igual a las personas que pertenecen a grupos minoritarios, a pueblos indígenas o que tienen alguna discapacidad a presentar su candidatura. Todas las solicitudes se tratarán con la mayor confidencialidad.
EL PNUD no tolera la explotación y el abuso sexual, ningún tipo de acoso, incluido el acoso sexual, ni la discriminación. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados serán sometidos a una rigurosa verificación de referencias y antecedentes.
El PNUD es la principal organización de las Naciones Unidas en la lucha para poner fin a la injusticia de la pobreza, la desigualdad y el cambio climático. Trabajando con nuestra amplia red de expertos y socios en 170 países, ayudamos a las naciones a construir soluciones integradas y duraderas para las personas y el planeta. Más información en undp.org o síganos en @UNDP.
Desde hace 50 años, el Programa de las Naciones Unidas (PNUha sido un aliado estratégico de Panamá, centrándose en soluciones integradas y alineadas con las prioridades nacionales, apoyando la gestión, implementación y ejecución de programas y proyectos en beneficio de las personas.
El PNUD en Panamá está organizado en tres grupos programáticos que coordinan más de 40 proyectos en todo el territorio nacional:
- Igualdad e inclusión social, económica y ambiental
- Gobernabilidad, paz y derechos humanos
- Cambio climático, gestión integral ambiental y reducción de riesgos y desastres
En el PNUD, la gestión basada en resultados, la igualdad de género, los derechos humanos, el enfoque multidimensional, el desarrollo territorial, la innovación, digitalización y el uso de nuevas tecnologías son transversales en todas nuestras áreas de trabajo y proyectos.
El Proyecto tiene por objeto apoyar al Instituto Técnico Superior Especializado (ITSa conducir, fortalecer y articular el sistema académico con el sector productivo para gestionar la generación de conocimiento basado en ciencia, tecnología e innovación y ponerla al servicio de los objetivos de desarrollo económico, productivo y social del país, en el marco de los objetivos de la Ley 71 de 2017, para no dejar a nadie atrás.
El Proyecto brinda al ITSE mayores posibilidades de actuación en los territorios y dotación de mecanismos tecnológicos para el desarrollo de una gestión académica más asertiva, mejorando el seguimiento y evaluación de los programas, proyectos, actividades y tareas que realiza la institución, dirigidos a las poblaciones metas: mujeres, poblaciones indígenas, afrodescendientes, personas con discapacidad, en condición de pobreza y vulnerabilidad, personas adultas mayores, entre otras
Otro de los objetivos es aportar al fortalecimiento del recurso humano técnico y gerencial de la institución en materia de capacidad en gestión de proyectos e información para la toma de decisiones y viabilizar un modelo de desarrollo institucional con capacidad tecnológica, comunicacional y de gestión de conocimiento que permita posicionar al Instituto Técnico Superior Especializado en el un sitial de mayor eficacia para la rectoría la política educativa.
El proyecto apunta a contribuir al logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (OD1, 4, 5, 8, 10 y 17, colocando a las personas como elemento fundamental del tejido social. Desde la lucha contra la pobreza, hasta alcanzar una educación de calidad, se trabaja con la construcción de alianzas que nos permitan alcanzar esos objetivos.
- Proporcionar apoyo administrativo y logístico a la gestión diaria, en particular para la redacción de notas, memos, minutas y mensajes vinculado al proyecto, y cualquier otra tarea administrativa que se le solicite.
- Garantizar la gestión electrónica del inventario de los equipos adquiridos por el proyecto, y tramitar el traspaso de los activos del proyecto a la Institución, cumpliendo con la documentación y tramites respectivos para el caso.
- Proveer apoyo logístico para la ejecución de las actividades del proyecto, tales como reuniones, foros y otros, incluyendo la obtención de cotizaciones, preparación de materiales, coordinación de aspectos logísticos, entre otros.
- Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos del proyecto.
- Apoyar administrativamente a la contratación de personal del proyecto, cuando sea requerido.
- Recibir la correspondencia dirigida al coordinador del proyecto y revisar que la misma tenga la información que se requiere para su debido trámite.
- Elaborar microcompra y requisiciones de solicitudes presentadas que contengan todos los documentos de respaldos correspondientes con las debidas autorizaciones, para cada caso.
- Recopilar, guardar, escanear y mantener digitalmente y/o fisicamente los archivos del proyectos.
- Preparar todas las solicitudes de pago, y que cada una cuente con la documentación soporte.
- Gestionar tramites administrativos para la creación de proveedores en la plataforma Quantum.
- Recopilar y guardar documentos soporte para pagos a los proveedores.
- Gestionar invoices para pagos a proveedores en la plataforma Quantum, y adicionar soporte de pago.
- Tramitar solicitudes de compra, pago de viáticos, contratos, enmiendas y otras que el proyecto pueda requerir.
- Apoyar a actores relacionados con el proyecto en aspectos relacionados con el manejo administrativo de los procesos llevados por la Unidad Coordinadora de Proyecto, y normativa PNUD vinculados a los procesos.
- Mantener un control de vencimiento de los contratos y adendas. Solicitar con tiempo las adendas de los contratos en caso de que sea requerido.
- Elaborar y monitorear las órdenes de compra e invoices que no hayan sido pagadas.
- Apoyar en la preparación de informes administrativos.
- Desempeñar otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.
Acuerdo Institucional
El/la Asistente Administrativo/a, estará bajo la supervisión de/la Coordinador/a de Proyecto.
Piensa de manera innovadoraNivel 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático solucionador de problemas, hace mejoras.
Aprende contínuamenteNivel 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación
Se adapta con agilidadNivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambiguedad/incertidumbre, es flexible.
Actúa con determinaciónNivel 1: Muestra impulso y motivación, capaz de rendir con calma frente a la adversidad confiado.
Compromiso y AsociaciónNivel 1: Demuestra compasión, comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas.
Diversidad e InclusiónNivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación
| Competencias Transversales y Técnicas | ||
| Area Temática | Nombre | Definición |
| Gestión Empresarial | Comunicación | Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa e inequívoca tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia
Capacidad para gestionar las comunicaciones de forma interna y externa, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales adecuados |
| Dirección y estrategia de Negocios | Visión para los Negocios | Capacidad para comprender y abordar una situación empresarial de una manera que probablemente conduzca a un buen resultado
Conocimiento y comprensión de los marcos operativos de la organización y capacidad para emitir juicios acertados y tomar decisiones rápidas dentro de dichos marcos |
| Desarrollo de Negocios | Creación
de Conocimientos |
Capacidad para investigar y convertir la información en conocimiento útil, relevante para el contexto, o que responda a una necesidad manifestada |
| Desarrollo de Negocios | Integración dentro de la ONU | Capacidad para identificar e integrar la capacidad y los activos del sistema de las Naciones Unidas y participar en el trabajo conjunto; conocimiento del sistema de las Naciones Unidas y capacidad para aplicar este conocimiento a estrategias y/o situaciones prácticas |
| Gestión empresarial | Gestión basada en resultados | Capacidad para gestionar programas y proyectos con un enfoque en la mejora del rendimiento y resultados demostrables |
| Competencias Técnicas | ||
| Administración y Operaciones | Gestión de eventos (incluyendo retiros, capacitaciones y reunione | Capacidad para gestionar eventos, incluyendo lugar, identificación, aojamiento, logística, alimentación, transporte, y desembolso de recursos, etc. |
| Administración y Operaciones | Políticas y Procedimientos de Viajes | Conocimiento de políticas y procedimientos de viajes; capacidad de interpretar las políticas de viajes, los Reglamentos para el Personal, circulares administrativas y regulaciones financieras y normas en asuntos relacionados a viajes. |
- Educación secundaria (Complet, es requisito.
- Estudios universitarios (a nivel Licenciatura completen Derecho, Administración, Finanzas, Ingeniería, Ciencias Sociales, y carreras afines, será dada debida consideración pero no es un requisito.
- Mínimo cinco (5) años (con educación secundario dos (2) años (con licenciatura completde experiencia en gestión administrativa de proyectos.
- Destreza en el manejo de programas computacionales de Microsoft Office (Word, Excel y Power Poiny paquetes para la gestión de proyectos (Excel, Microsoft Project y / u otras herramienta.
Habilidades deseadas
- Experiencia en el manejo de procedimientos administrativos en programas y/o proyectos de desarrollo.
- Experiencia en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios.
- Experiencia en el manejo/desarrollo logístico en la organización de reuniones, eventos o talleres de programa/proyecto.
- Experiencia en organizaciones de cooperación internacional.
Idiomas Requeridos
- Fluidez en español es requisito.
- Dominio intermedio del idioma inglés: escritura, lectura y conversación.
Información Adicional
- Las aplicaciones que se reciban después de esta fecha no serán consideradas.
- Solamente los (lacandidatos (aseleccionados (apara entrevista recibirán confirmación.
- Lugar de Trabajo: Oficina del Instituto Técnico Superior Especializado, ciudad de Panamá. No se prevé desplazamiento a nivel nacional o en el extranjero. No obstante, en caso de ser necesario los gastos que impliquen movilización, hospedaje y alimentación, de acuerdo con las actividades y requerimientos del Proyecto, serán cubiertos por el Programa.
